Předávací protokoly

Předávací protokol je dokument, který při předání majetku slouží jako doklad toho, že předávající daný majetek předal příjemci a že příjemce tento majetek přijal.

Alvao obsahuje následující typy předávacích protokolů:

• Vnitřní – přesun majetku uvnitř organizace, obvykle mezi skladem majetku a zaměstnancem.
  • Rozdílový – na protokolu je uveden pouze právě předávaný majetek. K doložení majetku, kterým určitý příjemce aktuálně disponuje, je nutné dohledat všechny historické předávací protokoly tohoto příjemce, resp. předávajícího.
  • Souhrnný – obsahuje kompletní seznam majetku, kterým příjemce disponuje v okamžiku vystavení protokolu, tzn. majetek mu byl někdy v minulosti předán a dosud jej nevrátil. Naposled vystavený protokol pro daného příjemce nahrazuje všechny jeho předcházející protokoly, které tím pádem není třeba archivovat.
    Pro předávání svěřeného majetku zaměstnancům doporučujeme používat tento typ protokolu. Na druhou stranu, u příjemců, kteří zodpovídají za velké množství majetku, nemusí být praktické při každém přesunu majetku vystavovat mnohostránkový souhrnný protokol. V tom případě nezbývá než archivovat rozdílové protokoly. Oba přístupy můžete případně u těchto příjemců kombinovat, např. v průběhu roku vystavovat rozdílové protokoly a jednou za rok vystavit souhrnný, který nahradí archiv do té doby vystavených rozdílových protokolů a současně může příjemci posloužit jako podklad k inventuře majetku, ze který zodpovídá.
• Vnější – přesun majetku vně organizace, např. mezi organizací a servisní firmou.

Přípravný sklad

Technik, který předává majetek zaměstnanci, musí často majetek nejprve připravit k použití, např. na počítač nainstalovat potřebné aplikace apod. Stejně tak, při převzetí vráceného majetku od zaměstnance, je nutné majetek připravit pro uložení do skladu, např. smazat obsah pevných disků počítače apod. Ve stromu objektů můžete pro každého technika pro tyto úkony vytvořit objekt podle šablony Přípravný sklad. Ve vlastnosti Za majetek zodpovídá uveďte jméno daného technika.

Pokud technik připravuje několik přesunů majetku současně, ve svém přípravném skladu si pro každý rozpracovaný přesun může vytvořit samostatnou pracovní složku.

Předání majetku zaměstnanci

1. Předávaný majetek ve stromu objektů přesuňte ze skladu do svého přípravného skladu, pokud jej používáte.
2. Majetek připravte k použití.
3. Majetek fyzicky předejte příjemci a přitom:
4. Ve stromu objektů majetek přesuňte pod daného příjemce.
5. Pokud chcete vystavit souhrnný protokol, ve stromu vyberte daného příjemce. Pokud chcete vystavit rozdílový protokol, ve stromu (příp. na záložce Podřazené objekty), vyberte pouze právě přesunutý majetek.
6. Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu protokolu.
7. Příp. upravte nebo doplňte chybějící údaje.
8. Protokol 2x vytiskněte na papír.
9. Oba exempláře podepište vy i příjemce.
10. Jeden exemplář předejte příjemci a druhý založte do archivu.

Přijetí vráceného majetku od zaměstnance

1. Vrácený majetek fyzicky převezměte od zaměstnance a přitom:
2. Majetek ve stromu objektů přesuňte do svého přípravného skladu, pokud jej používáte.
3. Pokud chcete vystavit souhrnný protokol, ve stromu vyberte daného zaměstnance. Pokud chcete vystavit rozdílový protokol, ve stromu (příp. na záložce Podřazené objekty), vyberte pouze právě vrácený majetek.
4. Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu protokolu.
5. Příp. upravte nebo doplňte chybějící údaje.
6. Protokol 2x vytiskněte na papír.
7. Oba exempláře podepište vy i příjemce.
8. Jeden exemplář předejte zaměstnanci a druhý založte do archivu.
9. Následně vrácený majetek připravte pro uložení do skladu.
10. Vrácený majetek fyzicky uložte do skladu a dané objekty přesuňte také ve stromu objektů.

Odchod zaměstnance

Zaměstnanci, který odchází z organizace, po vrácení veškerého svěřeného majetku vystavte (prázdný) souhrnný předávací protokol v papírové podobě jako doklad toho, že všechen svěřený majetek vrátil.

Archiv předávacích protokolů

Archiv vystavených vnitřních předávacích protokolů najdete v AM Console – Nástroje – Seznamy – Dokumenty. Pro každý vnitřní předávací protokol se automaticky vytvoří dokument, jehož přílohou je předávací protokol ve formátu PDF.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.