Co to je ALVAO Asset Management

ALVAO Asset Management je informační systém, jehož uživateli jsou převážně pracovníci oddělení správy výpočetní a komunikační techniky (ICT) v organizacích. Jeho základem je evidence předmětů, zařízení a software. Tato evidence nezastupuje běžnou účetní evidenci majetku, ale rozšiřuje ji o specifické informace a funkce, které potřebují pracovníci ICT ke své práci.

Kromě evidence systém podporuje řadu typických úkolů, které jsou posláním pracovníků ICT. Jejich přehled najdete v následujících odstavcích.

Co všechno lze evidovat

Počítače

Údaje o hardware počítačů, jejich příslušenství (tiskárny, klávesnice, myši, tablety apod.) a komponentách uvnitř počítačů (pevné disky, paměť, procesor, grafická karty, apod.). Technické parametry hardware systém zjišťuje sám a automaticky je vkládá do evidence. Ostatní údaje, jako např. inventární čísla, data nákupů, čísla faktur a údaje o zárukách, je nutné do systému zadávat ručně.

Nainstalovaný software

Seznam programů, které jsou nainstalovány na jednotlivých počítačích. K dispozici je také historie instalací, která sleduje, kdy a kdo nainstaloval jaký software na které počítače.

Nakoupený software (License Management)

Seznam dokladů o nákupech software (licencí k software). Systém zohledňuje nákupy upgrade na stávající licence, případně možnost nainstalování starší verze software (downgrade).

Další majetek

Např. telefonní přístroje, mobilní telefony, kopírky, elektronické diáře apod.

Spotřební materiál

Sklad zásob spotřebního materiálu, jako např. tonerů a náplní do inkoustových tiskáren. K tomuto účelu je implementována zjednodušená evidence skladového materiálu. Objekt musí obsahovat vlastnost "Množství" a poté lze ve stromu objektů vyvolat příkazem - Změnit množství... z kontextové nabídky jednoduchý nástroj pro správu příjmu a výdajů množství skladového materiálu Změnit množství.

Jaké procesy systém podporuje

Evidence majetku

V systému lze evidovat libovolný majetek - od hardware (počítače, síťové prvky, ...), přes média (CD, DVD, literatura, ...) až po např. kancelářský nábytek apod. U evidovaného majetku lze pravidelně provádět inventuru a zajistit tak, že evidence odpovídá skutečnosti.

Předání počítačů uživatelům

Při předávání počítačů a dalších zařízení (mobilní telefon,...) novým zaměstnancům systém tiskne Protokol o předání. Protokol podepíše předávající pracovník ICT a zaměstnanec, který majetek přebírá do užívání. Součástí protokolu je seznam nainstalovaných programů na počítači a prohlášení zaměstnance o tom, že na počítač nebude instalovat žádný software bez vědomí pracovníků ICT, což je jedna z forem zajištění legality používaného software v organizaci.

Přesuny majetku mezi uživateli

Jedním z úkolů pracovníků ICT je nákup nové výpočetní techniky a s ním související přesuny počítačů mezi uživateli. Přesuny majetku by měly být doloženy podepsanými Protokoly o předání. Systém navíc zaznamenává historii přesunů jednotlivých předmětů mezi zaměstnanci, takže je možné zpětně vysledovat, kdo s daným počítačem v minulosti pracoval.

Audit software

Systém zjišťuje, jaké aplikace jsou na jednotlivých počítačích nainstalovány na základě informací o souborech na pevných discích počítačů a údajů v systémovém registru. Tyto údaje se pořizují automaticky vzdáleně po síti. Porovnáním nainstalovaného software s nakoupenými licencemi se vytvoří závěrečná zpráva auditu.

Závady a opravy

V případě poruchy na nějakém zařízení systém poskytuje funkce pro rychlé dohledání nákupních dokladů a informací o zárukách. U každého zařízení se vede historie poruch a servisních zásahů.

Podpora uživatelů

Pracovníkům technické podpory systém poskytuje informace o technických parametrech počítačů uživatelů, jejichž problém právě řeší. Také se mohou vzdáleně připojit na daný počítač uživatele a ovládat ho klávesnicí a myší.

Hromadné zavádění nových zařízení

Pomocí mobilní čtečky čárových kódů CS1504 lze jednoduše vytvořit nové zařízení v Asset Management. Z naskenovaných čárových kódů (sériová čísla, ... ) lze hromadně vytvářet nový majetek ve stromu.

Inventura

Sytém podporuje úplnou Inventuru. Jednoduše lze zjistit rozdíl mezi evidovaným a fyzickým majetkem a zaznamenané změny přenést do evidence majetku.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.