Postup provádění inventury
V následujících odstavcích je popsán postup provádění inventury.
Vytvoření nové inventury
- Příkazem Nástroje - Moduly - Inventura majetku z
hlavní nabídky Konzole otevřete modul Inventura majetku.
- Z nabídky okna vyberte příkaz Soubor - Otevřít inventuru.
- Tím se na obrazovce otevře okno
Seznam inventur, ve kterém stiskněte tlačítko Přidat.
Novou inventuru je možné vytvořit pouze v případě, že momentálně není žádná
inventura otevřená. Před vytvořením nové inventury musíte ve všech existujících
inventurách zadat datum do položky Uzavřeno.
- V seznamu tím vznikne nová položka. Tlačítkem Upravit
můžete případně změnit její vlastnosti.
- Novou inventuru otevřete tlačítkem Otevřít.
Výběr majetku
Nyní je třeba vybrat majetek v evidenci, u kterého chcete provést inventuru a
vložit jej do aktivní inventury.
- V hlavním okně Konzole ve stromu objektů vyberte celou firmu nebo
organizační složku, ve které chcete provést inventuru.
- Na záložce Objekty případně vyberte záložku
Všechno pro zobrazení všech objektů v organizační složce. V seznamu
objektů vyberte položky, u kterých chcete provést inventuru. Pokud chcete
provést inventuru všech předmětů, můžete použít příkaz Úpravy -
Vybrat vše.
- V seznamu potom klepněte pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte příkaz -
Vložit do inventury. Po potvrzení kontrolního dotazu se do inventury vloží
všechny objekty, u kterých existuje vlastnost "Inventární číslo" nebo "Evidenční
číslo".
Poznámka:
Ve sloupci Umístění v inventuře se zobrazuje hodnota vlastnosti
Umístění u majetku. Hodnota může být zděděna, nebo vlastní vlastnost
objektu (má přednost před zděděnou). Podobně ve sloupci Středisko
se zobrazuje hodnota vlastnosti Nákladové středisko u majetku
(zděděná nebo vlastní).
Provedení inventury pomocí čteček čárových kódů
Nyní můžete připravit soubory, které se načtou do čteček čárových kódů. Po
provedení fyzické inventury se zase výsledné soubory ze čteček načtou do
databáze ke zpracování.
Nejprve vytvoříme nový soubor čtečky:
- Otevřete okno inventury příkazem Nástroje - Moduly -
Inventura majetku z hlavní nabídky Konzole. V horní části okna byste měli
vidět seznam objektů, které jste vložili do inventury v předcházejícím odstavci.
- Klepněte myší ve spodním seznamu a z nabídky vyberte příkaz - Nový soubor
čtečky.
- Zadejte název souboru, např. "čtečka1" a případně vyberte jméno osoby, která
bude se čtečkou pracovat.
Potom přiřadíme majetek do souboru čtečky:
- Ve spodním seznamu vyberte soubor čtečky, do kterého chcete vložit majetek.
- V horním seznamu vyberte majetek, který bude uložen do vybraného souboru
čtečky.
- Z hlavní nabídky okna vyberte příkaz Akce - Přiřadit
majetek do souboru čtečky.
Uvedeným způsobem můžete vytvořit několik souborů čteček, které potom
zpracujete postupně jednou čtečkou nebo paralelně několika čtečkami.
Máme-li připraveny všechny soubory pro čtečky, můžeme je vyexportovat
příkazem Soubor - Exportovat soubor pro čtečku a nahrát
do čtečky - viz.
postup. Po kontrole majetku zase načteme výsledné soubory ze čteček do
databáze příkazem Soubor - Import souboru ze čtečky.
Soubory je třeba načítat vždy do správných položek ve spodní části okna
Okno
inventury.
Poznámka:
Od verze 5.10 inventura podporuje pouze IXM formát souborů pro čtečky.
Poznámka:
Sobory pro čtečku ve formátu IXM je nutno otevřít v software ALVAO Mobile
Inventory, který lze nainstalovat na libovolné Pocket PC/MDA s operačními
systémy Windows Mobile/CE. ALVAO Mobile Inventory umožňuje provést kompletní
inventuru majetku pomocí mobilního zařízení s vestavěnou čtečkou kódů a po
dokončení inventury exportovat majetek zpět ve formátu IXM do ALVAO Asset
Managementu, kde se zobrazí zjištěné nálezy.
Zpracování výsledků
Načtením výsledných souborů ze čteček se v horní části okna objeví ve žlutých
sloupcích aktuální údaje zjištěné inventurou. Věnujte pozornost zejména sloupci
Chybové hlášení, který informuje o tom, zda byl majetek
při inventuře nalezen, zda byla zjištěna změna některých údajů resp. že se jedná
o nový majetek, který není evidován. Pokud byla detekována změna údajů, ve
sloupci Chybové hlášení se také zobrazuje, jaké údaje
byly změněny. Inventura detekuje také duplicitní údaje a zobrazuje pro ně
chybové hlášení. Pro majetek, který je označen jako duplicitní, je nutno nejprve
vyřešit tyto problémy ručně (rozhodnout, který údaj je relevantní, a duplicitu
vymazat, apod.).
Informace zjištěné v mobilní čtečce můžete dále ručně doplnit nebo upravit
příkazem Upravit - Upravit. Pokud byla zjištěna změna
uživatele, můžete použít příkaz - Převést majetek na uživatele,
který se pokusí přesunout majetek pod nově zjištěného uživatele ve stromu.
Zpracované položky uzavřete příkazem z místní nabídky
Zpracovat, který případně do evidence zapíše nově zjištěné údaje (nové
údaje se zapíší do vlastností odpovídajících objektů ve stromu). Pro majetek,
který má nastaven stav "Zpracováno" se nezobrazuje chybové hlášení (postupná
eliminace problémových údajů a nastavení stavu Zpracováno).
Uzavření inventury
Pokud po uzavření inventury chcete zapsat její výsledky také do Deníků
objektů, pak v okně Seznam inventur (z hlavního okna
inventury otevřete pomocí nabídky Soubor -
Otevřít inventuru) nalezněte příslušnou inventuru a z místní nabídky
vyberte příkaz Zapsat do deníku objektů. U všech
záznamů, které splňují následující tři podmínky, bude do Deníku objektu zapsán
záznam Inventarizováno s výsledkem ....
- Inventura je uzavřena.
- Záznam má příznak Zpracováno.
- Záznam má příznak Uzamčeno.
Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.
|