Dokumenty

Pod pojmem dokumenty se skrývají faktury, protokoly o předání, dokumenty, certifikáty, licenční ujednání a smlouvy. Faktury se mohou týkat nákupu majetku nebo i servisních prací. Protokol o předání je písemný záznam o přesunu konkrétních předmětů (majetku) mezi pracovníky organizace. Dokument je libovolný typ jiného dokumentu. Certifikát je speciální dokument, který se vztahuje k licenci software, ke každé vytvořené licenci lze pak přiřadit právě jeden dokument typu "certifikát". Licenční ujednání jsou dokumenty týkající se licence software pro koncového uživatele. Smlouvy se mohou týkat majetku, licencí apod.

Kompletní seznam dokumentů najdete v okně Dokumenty, které otevřete příkazem Nástroje - Seznamy - Dokumenty. Zde můžete přidávat nové dokumenty příp. je upravit, zneplatnit nebo odstranit.

Evidence dokumentů slouží hlavně jako rejstřík běžných papírových dokumentů. V databázi můžete vyhledat čísla dokumentů, které souvisí s nějakým majetkem. Podle čísel by potom mělo být možné dohledat papírové dokumenty v archivu. Případně můžete mít dokumenty převedeny do elektronické podoby (naskenované) a uložené na disku nebo přímo v databázi.

Papírový dokument je možné přímo naskenovat a přiložit jako přílohu dokumentu. Při vytváření nového dokumentu nad tabulku příloh vyberte z místní nabídky příkaz Naskenovat. Otevře se okno s výběrem nalezených skenerů. Po výběru zařízení se zobrazí okno s nastavením skenování. Po potvrzení voleb se spustí skenování. Výsledný obrázek se uloží jako příloha dokumentu do databáze. Soubory s naskenovanými dokumenty jsou pojmenovávány Scan1.jpg, Scan2.jpg atd.

Poznámka:

Vzhled a možnosti okna s nastavením skenování závisí na použitém skeneru. U některých typů skenerů se může skenování spustit ihned, bez zobrazení okna s nastavením skenování.

Při tisku některých dokumentů si lze nechat od Konzole vygenerovat dokument ve formátu MS Word dokumentu. Tyto MS Word dokumenty se poté ukládají do úložiště podle globálního nastavení.

Tip:

Doporučujeme přílohy dokumentů ukládat do databáze. Výchozí úložiště je možné nastavit v globálním nastavení.