ALVAO Outlook Add-in
ALVAO Outlook Addin je doplněk pro Microsoft
Outlook, který dovoluje pracovat s požadavky v ALVAO
Service Desk přímo v prostředích Microsoft Outlook 2010, 2013 a 2016.
Přehled použitých pojmů
Pojem |
Význam |
Cílový požadavek |
Detail požadavku v ALVAO WebApp v rámci
Panelu úkolů ALVAO bez ohledu na aktuálně zobrazenou záložku
(Obecné, Vazby, …). |
Režim úprav |
V tomto režimu není
Panelu úkolů ALVAO nikterak aktualizován změnou vybrané položky. |
Zobrazení požadavků
- V MS Outlook vyberte položku
(e-mail, událost, schůzku,
úkol), která má v předmětu
uvedenu platnou značku požadavku
z
ALVAO Service Desk
(např. T123ALVAO).
- V
Panelu úkolů ALVAO se
zobrazí deník požadavku (cílový
požadavek).
Tipy:
S cílovým požadavkem je možné pracovat přímo v prostředí MS
Outlook s využitím příkazů, které poskytuje
ALVAO WebApp.
Pro práci s požadavkem v samostatném okně mimo Outlook použijte příkaz
Zobrazit požadavek z místní nabídky nad zprávou,
který otevře požadavek v aplikaci
ALVAO Service
Desk Console nebo
ALVAO WebApp
v závislosti na nastavení doplňku.
Další možností je použít
tlačítko
Otevřít v samostatném okně v záhlaví
Panelu úkolů ALVAO.
Vytvoření nového požadavku ze zprávy
Pomocí následujícího postupu můžete v ALVAO
Service Desk vytvořit požadavky na základě
zpráv, které zatím nesouvisí s žádnými
požadavky.
- 1. V MS Outlook vyberte jednu nebo více zpráv, ze kterých
chcete vytvořit požadavky v ALVAO Service Desk. Pro každou
zprávu bude vytvořen jeden požadavek.
- Na záložce Domů vyberte příkaz
Nový požadavek ze zprávy, příp.
vyberte tento příkaz z místní nabídky nad vybranou zprávou.
- V okně
Nový požadavek ze zprávy vyberte žadatele, službu, případně upravte
název požadavku a stiskněte tlačítko OK.
Poznámky:
Výchozím žadatelem nově vytvořeného požadavku je odesílatel zprávy.
Není-li odesílatel rozpoznán, je vybrán neregistrovaný uživatel
(Host). Požadavek se vytvoří s výchozím SLA vybraného žadatele.
Z předmětu zprávy jsou odebrány všechny počáteční předpony RE: a
FW:.
Pokud byl vytvořen pouze jeden požadavek a panel úkolů ALVAO není
v režimu úprav, v panelu úkolů se zobrazí vytvořený požadavek.
V opačném případě se obsah panelu úkolů nezmění.
Ke každému požadavku jsou odeslána oznámení operátorům a žadatelům
požadavku.
Uložení zprávy do deníku existujícího
požadavku
Pomocí následujícího postupu můžete vybrané zprávy, které nesouvisí s žádným
požadavkem (tj. nemají v předmětu značku požadavku), nebo nejsou uloženy v jeho
deníku (např. proto, že nebyly odeslány v kopii na adresu služby), dodatečně
uložit do deníku existujícího požadavku.
- V MS Outlook vyberte zprávu/y, které chcete uložit do
deníku existujícího požadavku.
- Pokud nemáte zobrazen
Panel úkolů ALVAO, zobrazte jej příkazem
Zobrazit panel úkolů na záložce
Domů.
- V Panelu úkolů ALVAO vyhledejte (např. příkazem
Prohledat požadavky) cílový
požadavek, do jehož deníku chcete zprávy uložit.
- Na záložce Domů vyberte příkaz
Uložit do deníku požadavku, příp.
tento příkaz vyberte z místní nabídky nad vybranou zprávou.
- Na obrazovce se otevře okno s výzvou k potvrzení akce.
Zkontrolujte číslo požadavku ve výzvě a potvrďte akci
tlačítkem Ano.
Poznámky:
Načtené zprávy se do deníku požadavku ukládají s časem odeslání,
a proto se nemusí zobrazit hned v horní části deníku při řazení
dle sloupce Datum, zařadí se
chronologicky za případné novější záznamy.
Není-li odesílatel zprávy rozpoznán, je jako odesílatel veden
Host (e-mailová adresa odesílatele se v deníku zobrazuje).
Nemá-li načítaná zpráva vyplněn předmět, je
použit zástupný text „(bez předmětu)“. Uvozovky nejsou součástí
řetězce.
Vytvoření nové položky Outlooku na základě požadavku
Pro požadavek, který je právě zobrazený v panelu úkolů ALVAO, můžete vytvořit
novou položku Outlooku, tj. e-mailovou zprávu, událost, schůzku nebo úkol,
příkazem v panelu úkolů
Nová položka z požadavku.
Ve formuláři pro vytvoření položky se do předmětu automaticky vyplní značka a
název vybraného požadavku.
Vyhledání cílového požadavku pro zpracování nerozpoznaných položek
Je-li vybraná položka bez platné značky
požadavku v předmětu, jsou uživateli v
Panelu úkolů ALVAO
dostupné přehledy požadavků, ze kterých může
rychle vybrat cílový požadavek, který
může dále využít například pro uložení zprávy do
deníku požadavku.
Poznámky: Použitím kteréhokoliv z odkazů
přejde
Panelu úkolů ALVAO
do režimu úprav.
V přehledech jsou uvedeny i uzavřené požadavky.
Poslední komunikace s odesílatelem
V sekci je uvedeno nejvýše 5 požadavků, ve kterých odesílatel
(respektive organizátor schůzky nebo autor úkolu) naposledy
komunikoval, tzn. je odesílatelem (popř. autorem) nebo příjemcem
alespoň jednoho záznamu v deníku.
Přehled je řazen dle data sloupce
Poslední aktivita osoby.
Pro zobrazení veškeré komunikace odesílatele
použijte odkaz Zobrazit více
na konci sekce.
Poznámky:
Sekce se nezobrazuje, pokud:
- není vybrána žádná položka
- e-mailová adresa odesílatele (respektive
organizátora schůzky, nebo tvůrce úkolu) není vedena
v ALVAO Service Desk.
- všechny položky ze skupiny vybraných položek
nemají shodnou e-mailovou adresu odesílatele
(respektive organizátora schůzky, nebo tvůrce úkolu)
- uživatel nemá oprávnění k zobrazení požadavků
Poslední zobrazené požadavky
V sekci je uvedeno nejvýše 5 posledních
cílových požadavků, které nejsou uvedeny v
sekci Poslední komunikace
odesílatele.
Pro zobrazení všech požadavků použijte odkaz
Požadavky.
Nastavení doplňku ALVAO
Pro nastavení doplňku použijte příkaz Soubor -
Nastavení doplňku ALVAO, který zobrazí formulář
Nastavení doplňku ALVAO.
Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.
|