Úvod

Co to je ALVAO Asset Management

ALVAO Asset Management je informační systém, jehož uživateli jsou převážně pracovníci oddělení správy výpočetní a komunikační techniky (ICT) v organizacích. Jeho základem je evidence předmětů, zařízení a software. Tato evidence nezastupuje běžnou účetní evidenci majetku, ale rozšiřuje ji o specifické informace a funkce, které potřebují pracovníci ICT ke své práci.

Kromě evidence systém podporuje řadu typických úkolů, které jsou posláním pracovníků ICT. Jejich přehled najdete v následujících odstavcích.

Co všechno lze evidovat

Počítače - údaje o hardware počítačů, jejich příslušenství (tiskárny, klávesnice, myši, tablety apod.) a komponentách uvnitř počítačů (pevné disky, paměť, procesor, grafická karty, apod.). Technické parametry hardware systém zjišťuje sám a automaticky je vkládá do evidence. Ostatní údaje, jako např. inventární čísla, data nákupů, čísla faktur a údaje o zárukách, je nutné do systému zadávat ručně.
Nainstalovaný software - seznam programů, které jsou nainstalovány na jednotlivých počítačích. K dispozici je také historie instalací, která sleduje, kdy a kdo nainstaloval jaký software na které počítače.
Nakoupený software (Software License Management) - seznam dokumentů o nákupech software (licencí k software). Systém zohledňuje nákupy upgrade na stávající licence, případně možnost nainstalování starší verze software (downgrade).
Další majetek - např. telefonní přístroje, mobilní telefony, kopírky, elektronické diáře apod.
Spotřební materiál - sklad zásob spotřebního materiálu, jako např. tonerů a náplní do inkoustových tiskáren. K tomuto účelu je implementována zjednodušená evidence skladového materiálu. Objekt musí obsahovat vlastnost "Množství" a poté lze ve stromu objektů vyvolat příkazem - Změnit množství... z kontextové nabídky jednoduchý nástroj pro správu příjmu a výdajů množství skladového materiálu Změnit množství.

Jaké procesy systém podporuje

Evidence majetku - v systému lze evidovat libovolný majetek - od hardware (počítače, síťové prvky, ...), přes média (CD, DVD, literatura, ...) až po např. kancelářský nábytek apod. U evidovaného majetku lze pravidelně provádět inventuru a zajistit tak, že evidence odpovídá skutečnosti.
Předání počítačů uživatelům - při předávání počítačů a dalších zařízení (mobilní telefon,...) novým zaměstnancům systém tiskne Protokol o předání. Protokol podepíše předávající pracovník ICT a zaměstnanec, který majetek přebírá do užívání. Součástí protokolu je seznam nainstalovaných programů na počítači a prohlášení zaměstnance o tom, že na počítač nebude instalovat žádný software bez vědomí pracovníků ICT, což je jedna z forem zajištění legality používaného software v organizaci.
Přesuny majetku mezi uživateli - jedním z úkolů pracovníků ICT je nákup nové výpočetní techniky a s ním související přesuny počítačů mezi uživateli. Přesuny majetku by měly být doloženy podepsanými Protokoly o předání. Systém navíc zaznamenává historii přesunů jednotlivých předmětů mezi zaměstnanci, takže je možné zpětně vysledovat, kdo s daným počítačem v minulosti pracoval.
Audit software - systém zjišťuje, jaké aplikace jsou na jednotlivých počítačích nainstalovány na základě informací o souborech na pevných discích počítačů a údajů v systémovém registru. Tyto údaje se pořizují automaticky vzdáleně po síti. Porovnáním nainstalovaného software s nakoupenými licencemi se vytvoří závěrečná zpráva auditu.
Závady a opravy - v případě poruchy na nějakém zařízení systém poskytuje funkce pro rychlé dohledání nákupních dokumentů a informací o zárukách. U každého zařízení se vede historie poruch a servisních zásahů.
Podpora uživatelů - pracovníkům technické podpory systém poskytuje informace o technických parametrech počítačů uživatelů, jejichž problém právě řeší. Také se mohou vzdáleně připojit na daný počítač uživatele a ovládat ho klávesnicí a myší.
Hromadné zavádění nových zařízení - pomocí mobilní čtečky čárových kódů CS1504 lze jednoduše vytvořit nové zařízení v Asset Management. Z naskenovaných čárových kódů (sériová čísla, ... ) lze hromadně vytvářet nový majetek ve stromu.
Inventura - sytém podporuje úplnou Inventuru. Jednoduše lze zjistit rozdíl mezi evidovaným a fyzickým majetkem a zaznamenané změny přenést do evidence majetku.

Více informací viz ALVAO Asset Management na webu.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.