Předávací protokoly

Předávací protokol je dokument, který při předání majetku slouží jako doklad o tom, že předávající předal majetek příjemci a že příjemce majetek převzal.

Systém Alvao obsahuje následující typy předávacích protokolů

• Interní - pohyb majetku v rámci organizace, obvykle mezi skladem majetku a zaměstnancem.
  • Mezipředávací - v protokolu je uveden pouze majetek, který je aktuálně předáván. Pro zdokumentování majetku, který je aktuálně v držení konkrétního příjemce, je nutné dohledat všechny historické předávací protokoly pro daného příjemce nebo předávajícího.
  • Souhrnný - obsahuje úplný seznam majetku, který má příjemce v držení v době vystavení protokolu, tj. majetek byl příjemci předán někdy v minulosti a dosud nebyl vrácen. Poslední protokol vydaný pro daného příjemce nahrazuje všechny jeho předchozí protokoly, které proto není třeba archivovat
    Tento typ protokolu doporučujeme používat pro předávání svěřeného majetku zaměstnancům. Na druhou stranu u příjemců, kteří odpovídají za velké množství majetku, nemusí být praktické vystavovat několikastránkový souhrnný protokol pro každé předání majetku. V takovém případě je jedinou možností archivace rozdílových protokolů. Případně můžete u těchto příjemců oba přístupy kombinovat, např. vydávat rozdílové listy v průběhu roku a jednou ročně vydat souhrnnou zprávu, která nahradí archiv do té doby vydaných rozdílových listů a může také sloužit jako podklad pro příjemce k inventarizaci majetku, za který je odpovědný.
• Externí - převod majetku mimo organizaci, např. mezi organizací a servisní společností.

Přípravný sklad

Technik, který předává majetek zaměstnanci, musí často nejprve majetek připravit k používání, např. nainstalovat do počítače potřebné aplikace apod. Stejně tak při převzetí vráceného majetku od zaměstnance je třeba majetek připravit ke skladování, např. vymazat obsah pevných disků počítače apod. Ve stromu objektů můžete pro každého technika vytvořit objekt pro tyto úkoly podle šablony Příprava skladu. Ve vlastnosti Odpovědný za majetek zadejte jméno technika.

Pokud technik připravuje několik přesunů aktiv najednou, může pro každý připravovaný přesun vytvořit samostatnou pracovní složku ve svém přípravném skladu.

Převod majetku na zaměstnance

1. Přesuňte majetek ve stromu objektů ze skladu do svého stagingového skladu, pokud jej používáte.
2. Připravte majetek k použití.
3. Fyzicky přeneste majetek na příjemce a zároveň:
4. Ve stromu objektů přesuňte majetek pod příjemce.
5. Pokud chcete vystavit souhrnnou zprávu, vyberte ve stromu příjemce. Pokud chcete vystavit rozdělovací sestavu, vyberte ve stromu (nebo na kartě Podřazené objekty) pouze právě přesunutý majetek.
6. Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu protokolu.
7. Upravte nebo doplňte chybějící údaje.
8. Vytiskněte protokol dvakrát na papír.
9. Obě kopie podepište vy a příjemce.
10. Jednu kopii předejte příjemci a druhou založte do archivu.

Přijetí vráceného majetku od zaměstnance

1. Fyzicky převezměte vrácený majetek od zaměstnance a zároveň:
2. Majetek přesuňte ve stromu objektů do skladu na uskladnění, pokud jej používáte.
3. Pokud chcete vystavit souhrnné hlášení, vyberte zaměstnance ve stromu. Chcete-li vystavit rozdělovací protokol, vyberte ve stromu (nebo na kartě Dílčí objekty) pouze právě vrácený majetek.
4. Použijte povel Tisk a vyberte příslušnou šablonu protokolu.
5. Upravte nebo doplňte chybějící údaje.
6. Vytiskněte protokol dvakrát na papír.
7. Obě kopie podepište vy a příjemce.
8. Jednu kopii předejte zaměstnanci a druhou založte do archivu.
9. Následně vrácený majetek připravte k uložení.
10. Fyzicky uložte vrácený majetek do skladu a přesuňte objekty ve stromu objektů.

Mzda zaměstnance

Zaměstnanci, který odchází z organizace, po vrácení veškerého svěřeného majetku vystavte (nevyplněný) souhrnný předávací protokol v listinné podobě jako doklad o tom, že byl vrácen veškerý svěřený majetek.

Archiv předávacích protokolů

Archiv vystavených interních předávacích protokolů naleznete v AM Console - Nástroje - Seznamy - Dokumenty. Pro každý interní předávací protokol se automaticky vytvoří dokument, jehož přílohou je předávací protokol ve formátu PDF

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.