Dokumenty
V Alvao můžete evidovat následující typy dokumentů:
- Faktury - mohou se týkat nákupu hmotného majetku, softwarových licencí, služeb atd.
- Předávací protokoly - písemný záznam o předání konkrétních položek (majetku) mezi zaměstnanci v rámci organizace
- Certifikáty - dokument potvrzující vlastnictví konkrétní softwarové licence
- Licenční smlouva - definuje pravidla používání softwarové licence
- Smlouvy - mohou se týkat hmotného majetku, softwarových licencí, smluv o poskytování služeb atd.
- Obecné dokumenty - další nespecifikované typy dokumentů
Chcete-li spravovat dokumenty, přejděte do WebApp - Dokumenty nebo AM Console - Nástroje - Seznamy - Dokumenty
Dokumenty jsou uloženy ve složkách dokumentů. Složky můžete spravovat v nabídce WebApp - Administration (Správa) - Asset Management (Asset Management) - Document folders (Složky dokumentů). Ve výchozím nastavení je k dispozici jedna složka All Documents (Všechny dokumenty), ve které jsou uloženy všechny dokumenty. Přístup uživatelů k dokumentům můžete omezit nastavením přístupových práv k jednotlivým složkám
Složka dokumentů slouží především jako rejstřík běžných papírových dokumentů. V databázi můžete vyhledávat čísla dokumentů, které se vztahují k aktivu. Podle čísla by pak mělo být možné dohledat papírové dokumenty ve fyzickém nebo elektronickém archivu. Případně můžete nechat dokumenty převést do elektronické podoby (naskenovat) a uložit je do databáze Alvao.
Skenování dokumentů
Papírový dokument lze přímo naskenovat a připojit jako přílohu k dokumentu. Při vytváření nového dokumentu nad tabulkou příloh vyberte z místní nabídky možnost Skenovat. Tím se otevře okno s výběrem nalezených skenerů. Po výběru zařízení se zobrazí okno s nastavením skenování. Po potvrzení možností se spustí skenování. Výsledný obrázek se uloží do databáze jako příloha dokumentu. Soubory s naskenovanými dokumenty jsou pojmenovány Scan1.jpg, Scan2.jpg atd.
Poznámka:
Vzhled a možnosti okna nastavení skenování závisí na použitém skeneru. U některých typů skenerů se může skenování spustit okamžitě bez zobrazení okna s nastavením skenování
Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.