Evidence smluv

Smlouvy s poskytovateli služeb, např. na servis tiskáren, serverů, jednotek UPS, klimatizací atd., můžete evidovat jako objekty ve stromu objektů.

Složka Smlouvy

Ve stromu objektů vytvořte následující složky pro evidenci smluv ve vaší organizaci pomocí připravené šablony objektu Smlouva:

• Smlouvy (Typ objektu=Smlouvy, Název=Smlouvy, Stav smlouvy=Aktivní)
  • Archiv (Typ objektu=Smlouvy, Název=Archiv, Stav smlouvy=Archiv)

Nastavte přístupová práva ke složkám, viz Zabezpečení objektu nebo Zabezpečení majetku.

Vytvoření nové smlouvy

1. Ve složce Contracts vytvořte nový objekt pomocí šablony Contract.
2. Vyplňte vlastnosti nové smlouvy.
3. V protokolu objektu vytvořte poznámku a do její přílohy vložte naskenovaný soubor smlouvy.
   Případně vytvořte nový dokument pro smlouvu, uložte naskenovanou smlouvu do její přílohy a přidejte dokument do protokolu objektů.
4. Pokud používáte modul správy konfigurace ALVAO, můžete objekt smlouvy propojit s objekty, kterých se smlouva týká.

Upozornění na blížící se vypršení platnosti

V nabídce Správa - Periodická upozornění vytvořte nové upozornění pomocí níže uvedeného skriptu.

Skript generuje upozornění na aktivní smlouvy, jejichž platnost brzy vyprší. Upozornění se odešle, pokud do data uvedeného u smlouvy ve vlastnosti Expirace do zbývá méně dní, než je počet dní uvedený ve vlastnosti Předběžné upozornění na vypršení platnosti (dny).

Odesílatelem upozornění je odesílatel zpráv systému Alvao. Oznámení je zasláno členům skupiny, která je ve skriptu uvedena v proměnné recipientsGroup.

Tabulka smlouvy bude obsahovat název, cestu ve stromu, vypršení platnosti do a url odkaz na objekt smlouvy.

declare @recipientsGroup nvarchar(50) = N'Contract Administrátoři'; -- Skupina obsahující příjemce oznámení. declare @contractFolderPath nvarchar(100) = null; -- Cesta ke složce obsahující smlouvy. Null = Prohledává se celý strom objektů. select NULL as [From], stuff( ( select cast(';' as varchar(max)) + P.sPersonEmail from tPerson P join tRolePerson RP on RP.liRolePersonPersonId = P.iPersonId join tRole R on R.sRole = @recipientsGroup and R.iRoleId = RP.liRolePersonRoleId WHERE P.dPersonRemoved is null and ISNULL(P.sPersonEmail, '') != '' for xml path('') ), 1, 1, '') as [To], null as [Cc], null as [Bcc], N'Expired contracts' as [Subject], N'Hello, the contracts listed below will expire soon.' as [Text], N.txtName as [Name], N.txtPath as [Path in tree], expiration.txtValue as [Expiration by], (select sPropertyValue from tProperty where sProperty='WebAppURL')+ '/Object/' + cast(N.intNodeId as varchar) as URL from vNodeClass N join vPropertyKind expiration on expiration.lintNodeId = N.intNodeId and expiration.intKindCode = 163 join vPropertyKind notify on notify.lintNodeId = N.intNodeId and notify.intKindCode = 164 join vPropertyKindInherited state on state.lintNodeId = N.intNodeId and state.intKindCode = 165 where (N.txtPath jako @contractFolderPath + '%' nebo @contractFolderPath je null) a N.IsHidden = 0 a N.IsDiscarded = 0 a N.lintClassId = 56 a expiration.txtValue není null a notify.txtValue není null a state.txtValue = N'Active' a (CONVERT(datetime, expiration.txtValue, 103) < DATEADD(day, -cast(notify.txtValue as int), GETUTCDATE())))

Tip: Pokud chcete být upozorněni na blížící se automatické prodloužení smlouvy, nastavte vlastnost Expiration by na datum automatického prodloužení a po prodloužení ji aktualizujte.

Prodloužení smlouvy

1. Pro danou smlouvu upravte vlastnost Expiration by a všechny další vlastnosti, které se změnily.
2. Přidejte do deníku požadavku novou poznámku nebo dokument se souborem smlouvy nebo změny.

Poznámka: Změny hodnot vlastností smlouvy se automaticky zaznamenávají do protokolu objektu.

Archivace smlouvy

Přesuňte smlouvy, jejichž platnost vypršela, do složky Archiv.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.