Documenty

V systému Alvao můžete registrovat následující typy dokumentů:

Faktury - mohou se týkat nákupu hmotného majetku, softwarových licencí, služeb atd.
Certifikáty - dokument potvrzující vlastnictví konkrétní softwarové licence
Licenční smlouva - definuje pravidla používání softwarové licence
Smlouvy - mohou se týkat hmotného majetku, softwarových licencí, smluv o poskytování služeb atd.
Obecné dokumenty - další nespecifikované typy dokumentů
Předávací protokoly - písemný záznam o předání konkrétních položek (aktiv) mezi pracovníky v rámci organizace

Pozn:
Jediný způsob, jak vytvořit Předávací protokoly, je pomocí příkazu Tisk v detailu objektu

Dokumenty jsou uloženy ve složkách dokumentů. Složky můžete spravovat v nabídce Správa - Asset Management - Složky dokumentů. Ve výchozím nastavení je k dispozici jediná složka Všechny dokumenty, ve které jsou uloženy všechny dokumenty. Přístup uživatelů k dokumentům můžete omezit nastavením přístupových práv k jednotlivým složkám

Složka dokumentů slouží především jako rejstřík běžných papírových dokumentů. Můžete v něm vyhledávat čísla dokumentů, které se vztahují k danému majetku. Podle čísla by pak mělo být možné dohledat papírové dokumenty ve fyzickém nebo elektronickém archivu. Případně můžete nechat dokumenty převést do elektronické podoby (naskenovat) a uložit je do databáze Alvao.

Skenování dokumentů

Papírový dokument lze přímo naskenovat a připojit jako přílohu k dokumentu. Při vytváření nového dokumentu nad tabulkou příloh vyberte z místní nabídky možnost Skenovat. Tím se otevře okno s výběrem nalezených skenerů. Po výběru zařízení se zobrazí okno s nastavením skenování. Po potvrzení možností se spustí skenování. Výsledný obrázek se uloží do databáze jako příloha dokumentu. Soubory s naskenovanými dokumenty jsou pojmenovány Scan1.jpg, Scan2.jpg atd.

Pozn:

Vzhled a možnosti okna nastavení skenování závisí na použitém skeneru. U některých typů skenerů se může skenování spustit okamžitě bez zobrazení okna s nastavením skenování

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.