Skip Navigation LinksALVAO 10.1ALVAO Service DeskPožadavkySchválení požadavku Skip Navigation Links. Skip Navigation Links Skip Navigation Links.


Schválení požadavku

Systém může automaticky vyžadovat schválení požadavku, když je nastavené automatické schvalování na určitém stavu procesu. Schvalování na stavu je možné nastavit na všech stavech kromě stavu "Uzavřeno" a mimořádných stavů.

Pokud se požadavek nachází ve schvalovacím stavu, nebo je z aktuálního stavu možný přechod do schvalovacího stavu a zároveň již neprobíhá schvalování požadavku, může řešitel/operátor nechat schválit požadavek příkazem Domů – Schvalování – Nechat schválit:

Schvalovatelé schvalují/zamítají požadavky použitím:

  • ALVAO WebApp – příkazem Schválit nebo zamítnout, který zobrazí formulář pro schválení resp. zamítnutí.
  • Tlačítek Schválit a Zamítnout (emailem) v emailovém oznámení o obdržení požadavku ke schválení.
Poznámka:
Tlačítka pro schválení emailem je nutné nejprve přidat do šablony zprávy pro schvalovatele, viz proměnná [$ApproveByEmail$].
Upozornění:
Při schvalování emailem v odesílané zprávě nikdy neměňte vyplněného příjemce ani předmět emailu. Jinak zpráva nebude automaticky zpracována.

Doporučené metody schvalování požadavků

Nastavení schvalovacího schématu na první stav procesu, který služba využívá, doporučujeme používat pro prvotní schválení požadavku, typicky CHM a RF:

  • Požadavek na změnu (CHM), například požadavek na úpravu SAP.
    První stav procesu, který služba využívá, se jmenuje Schvalování. Tento stav je nastavený jako schvalovací stav s automatickým schvalováním podle schvalovacího schématu. Schvaluje klíčový uživatel nebo hlavní programátor.
  • Plnění žádostí (RF), například požadavek na nákup mobilního telefonu.
    První stav procesu, který služba využívá, se jmenuje Schvalování. Tento stav je nastavený jako schvalovací stav s automatickým schvalováním podle schvalovacího schématu.
    Schvaluje nadřízený žadatele.

Po vyřešení změny může být vyžadován souhlas žadatele se změnou. V takovém případě vypněte na stavu Vyřešeno automatický přechod do stavu Uzavřeno a stav Vyřešeno nastavte jako schvalovací stav s automatickým schvalováním podle schvalovacího schématu, které obsahuje jediný krok - žadatel. V případě schválení dojde k uzavření požadavku, v případě zamítnutí dojde k vrácení požadavku do některého z předchozích stavů.

Poznámka:
Žadatel při schvalování nezískává žádná další oprávnění pro práci s požadavkem mimo jeho schválení či zamítnutí.

Pokud máte v průběhu životního cyklu požadavku další schvalovací nebo rozhodovací kroky, doporučujeme vytvořit a nastavit stavy v pracovním postupu, které budou vhodně pojmenovány, například Schvalování analýzy. Tyto stavy by měly být nastavené jako schvalovací stavy s vhodně zvolenými koncovými stavy. V případě, že se bude jednat o schvalovací stav s automatickým schvalováním, schvalování se zahájí po přechodu do tohoto stavu. Pokud bude stav nastavený na ruční zahájení schvalování, bude možné v tomto stavu používat funkci Nechat schválit.

Po ukončení schvalování se stav požadavku automaticky přepne do příslušného koncového stavu nastaveného v chování stavu, ve kterém se schvalování zahájilo. Po přechodu do koncového stavu se provede kontrola, jestli se jedná o stav s automatickým schvalováním. Pokud ano, zahájí se schvalování podle nastavení v tomto koncovém stavu.

Pokud je schvalovatelem osoba, která není řešitelem v SD, nebo nemá do procesu přímo vstupovat, doporučujeme pouze poslat zprávu (e-mail) schvalovateli a v textu zprávy si vyžádat schválení. Text zprávy může být připravený jako šablona v bázi znalostí. Požadavek ručně přesuňte do dalšího stavu, až vám schvalovatel odpoví na e-mail.

Pokud je schvalovatelem osoba, která má přímo vstupovat do procesu, doporučujeme požadavek předat řešiteli a ve zprávě si vyžádat schválení nebo rozhodnutí. Přepnutí do dalšího stavu po schválení provede řešitel, který požadavek schválil.

Poznámka:
Při ručním zahájení schvalování příkazem Nechat schválit je možné schvalovateli poslat zprávu.
Poznámka:
Je možné definovat vlastní šablonu zprávy pro schvalovatele. Zpráva by měla schvalovateli říci, co konkrétně má v rámci požadavku schválit nebo zamítnout, tzn. co je předmětem schvalování. Tato zpráva je schvalovateli odeslána e-mailem jako oznámení o obdržení požadavku ke schválení a je také zobrazena ve formuláři pro schválení nebo zamítnutí požadavku a v události o zahájení schvalování v deníku požadavku.
Výchozí šablonu zprávy pro schvalovatele můžete upravit tímto skriptem.
Poznámka:
Pokud používáte vícekrokové schvalovací schéma, ve kterém se v každém kroku mění předmět schvalování (například finanční ředitel v jednom kroku schvaluje cenu a manažer vývoje v následujícím kroku schvaluje obsah programové úpravy), doporučujeme takové schvalování rozdělit do více stavů procesu, pro každý předmět schvalování jeden stav.

Oznámení při schvalování

  • Oznámení schvalovatelům o novém požadavku ke schválení - Pokud je zahájen schvalovací krok, schvalovatelům dojde oznámení o novém požadavku ke schválení.
  • Oznámení schvalovatelům o ukončení schvalovacího kroku - Pokud je schvalovací krok ukončen schválením nebo zamítnutím jedním ze současných schvalovatelů, je ostatním zasláno oznámení o ukončení schvalovacího kroku. V případě zrušení nebo expirace schvalování je oznámení odesláno všem současným schvalovatelům.
  • Oznámení řešiteli o schválení požadavku - Pokud je požadavek schválen, je řešiteli odesláno oznámení o schválení požadavku. V případě, že požadavek nemá řešitele, je oznámení odesláno operátorům dané služby.
  • Oznámení o zamítnutí požadavku - Pokud je požadavek zamítnut a dojde při tom k jeho vyřešení, je oznámení o zamítnutí požadavku odesláno žadateli. Pokud k vyřešení požadavku nedojde, je oznámení odesláno řešiteli požadavku anebo operátorům dané služby, pokud požadavek nemá řešitele.
  • Oznámení o zrušení/expiraci schvalování - Pokud je schvalování požadavku zrušeno nebo expiruje, je odesláno oznámení o zrušení/expiraci schvalování. Příjemci odpovídají oznámení o zamítnutí požadavku.

 

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.