Schválení požadavku

Systém může automaticky vyžadovat schválení požadavku, když je nastavené automatické schvalování na určitém stavu procesu. Schvalování na stavu je možné nastavit na všech stavech kromě stavu "Uzavřeno" a mimořádných stavů.

Pokud se požadavek nachází ve schvalovacím stavu, nebo je z aktuálního stavu možný přechod do schvalovacího stavu a zároveň již neprobíhá schvalování požadavku, může řešitel/operátor nechat schválit požadavek příkazem Domů – Schvalování – Nechat schválit:

• Podle vybraného schvalovacího schématu
• Konkrétní osobou

Schvalovatelé schvalují/zamítají požadavky použitím:

• ALVAO WebApp – příkazem Schválit nebo zamítnout, který zobrazí formulář pro schválení resp. zamítnutí.
• Tlačítek Schválit a Zamítnout (emailem) v emailovém oznámení o obdržení požadavku ke schválení.

Doporučené metody schvalování požadavků

Nastavení schvalovacího schématu na první stav procesu, který služba využívá, doporučujeme používat pro prvotní schválení požadavku, typicky CHM a RF:

• Požadavek na změnu (CHM), například požadavek na úpravu SAP.
  První stav procesu, který služba využívá, se jmenuje Schvalování. Tento stav je nastavený jako schvalovací stav s automatickým schvalováním podle schvalovacího schématu. Schvaluje klíčový uživatel nebo hlavní programátor.
  
• Plnění žádostí (RF), například požadavek na nákup mobilního telefonu.
  První stav procesu, který služba využívá, se jmenuje Schvalování. Tento stav je nastavený jako schvalovací stav s automatickým schvalováním podle schvalovacího schématu.
  Schvaluje nadřízený žadatele.

Po vyřešení změny může být vyžadován souhlas žadatele se změnou. V takovém případě vypněte na stavu Vyřešeno automatický přechod do stavu Uzavřeno a stav Vyřešeno nastavte jako schvalovací stav s automatickým schvalováním podle schvalovacího schématu, které obsahuje jediný krok - žadatel. V případě schválení dojde k uzavření požadavku, v případě zamítnutí dojde k vrácení požadavku do některého z předchozích stavů.

Pokud máte v průběhu životního cyklu požadavku další schvalovací nebo rozhodovací kroky, doporučujeme vytvořit a nastavit stavy v pracovním postupu, které budou vhodně pojmenovány, například Schvalování analýzy. Tyto stavy by měly být nastavené jako schvalovací stavy s vhodně zvolenými koncovými stavy. V případě, že se bude jednat o schvalovací stav s automatickým schvalováním, schvalování se zahájí po přechodu do tohoto stavu. Pokud bude stav nastavený na ruční zahájení schvalování, bude možné v tomto stavu používat funkci Nechat schválit.

Po ukončení schvalování se stav požadavku automaticky přepne do příslušného koncového stavu nastaveného v chování stavu, ve kterém se schvalování zahájilo. Po přechodu do koncového stavu se provede kontrola, jestli se jedná o stav s automatickým schvalováním. Pokud ano, zahájí se schvalování podle nastavení v tomto koncovém stavu.

Pokud je schvalovatelem osoba, která není řešitelem v SD, nebo nemá do procesu přímo vstupovat, doporučujeme pouze poslat zprávu (e-mail) schvalovateli a v textu zprávy si vyžádat schválení. Text zprávy může být připravený jako šablona v bázi znalostí. Požadavek ručně přesuňte do dalšího stavu, až vám schvalovatel odpoví na e-mail.

Pokud je schvalovatelem osoba, která má přímo vstupovat do procesu, doporučujeme požadavek předat řešiteli a ve zprávě si vyžádat schválení nebo rozhodnutí. Přepnutí do dalšího stavu po schválení provede řešitel, který požadavek schválil.

Oznámení při schvalování

• Oznámení schvalovatelům o novém požadavku ke schválení - Pokud je zahájen schvalovací krok, schvalovatelům dojde oznámení o novém požadavku ke schválení.
• Oznámení schvalovatelům o ukončení schvalovacího kroku - Pokud je schvalovací krok ukončen schválením nebo zamítnutím jedním ze současných schvalovatelů, je ostatním zasláno oznámení o ukončení schvalovacího kroku. V případě zrušení nebo expirace schvalování je oznámení odesláno všem současným schvalovatelům.
• Oznámení řešiteli o schválení požadavku - Pokud je požadavek schválen, je řešiteli odesláno oznámení o schválení požadavku. V případě, že požadavek nemá řešitele, je oznámení odesláno operátorům dané služby.
• Oznámení o zamítnutí požadavku - Pokud je požadavek zamítnut a dojde při tom k jeho vyřešení, je oznámení o zamítnutí požadavku odesláno žadateli. Pokud k vyřešení požadavku nedojde, je oznámení odesláno řešiteli požadavku anebo operátorům dané služby, pokud požadavek nemá řešitele.
• Oznámení o zrušení/expiraci schvalování - Pokud je schvalování požadavku zrušeno nebo expiruje, je odesláno oznámení o zrušení/expiraci schvalování. Příjemci odpovídají oznámení o zamítnutí požadavku.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.