Schvalování požadavků

Požadavky mohou podléhat schválení zodpovědnými osobami. Schvalování můžete zapnout pro jednotlivé stavy požadavků v WebApp - Správa - Service Desk - Procesy - Postup řešení - Upravit - sekce Chování - volbou Z tohoto stavu lze přejít - Do stavů podle výsledku schvalování.

Zahájení a průběh schvalování požadavku z pohledu řešitele a schvalovatele viz Schvalování požadavku.

Schvalovací schémata

Schvalování požadavku může probíhat automatizovaně podle určitého schvalovacího schématu. Schvalovací schémata můžete upravovat v ALVAO WebApp - Správa – Service Desk – Schvalovací schémata.

Schvalování e-mailem

Schvalovatelé mohou požadavky pohodlně schvalovat a zamítat e-mailem bez nutnosti používat aplikace Alvao. Stačí, když do šablony zprávy pro schvalovatele vložíte proměnnou [$ApprovalByEmail$].

Příklady použití schvalování

Možnosti schvalování v různých fázích životního cyklu požadavku si ukážeme na příkladu jednoduchého procesu Změna v ERP systému (Change Management). Žadatel podává požadavek, který postupně prochází těmito stavy:

Stav požadavku	Schvalování
Schvalování žádosti	Schvalovací stav - při vytvoření nového požadavku se automaticky spustí schvalování podle schématu Schvalování žádosti o změnu v ERP (1. krok = Přímý nadřízený žadatele, 2. krok = Skupina Klíčový uživatelé ERP). Po schválení požadavek automaticky přejde do následujícího stavu. Zamítnutím přejde do stavu Uzavřeno. Pozn.: Podobně začínají také žádosti v procesech typu Request Management. Tam ale žádost obvykle schvaluje pouze přímý nadřízený žadatele.
Analýza a návrh řešení	Analýza a vytvoření návrhu řešení. Nejedná se o schvalovací stav.
Schvalování návrhu řešení	Schvalovací stav - řešitel požadavku příkazem Nechat schválit předá návrh ke schválení vhodným osobám odpovídajícím povaze změny. Po schválení řešitel požadavek přepne do následujícího stavu. Po zamítnutí ho vrátí zpět do stavu Analýza a návrh řešení.
Realizace	Realizace změny podle návrhu. Nejedná se o schvalovací stav.
Vyřešeno	Schvalovací stav - při přechodu požadavku do tohoto stavu se automaticky spustí schvalování podle schématu Schvalování žadatelem (1 krok = Žadatel). Pokud žadatel realizaci schválí, požadavek automaticky přejde do stavu Uzavřeno. V opačném případě se vrátí do stavu Realizace. Ve stavu Vyřešeno je vypnuta volba Automaticky přejít do stavu Uzavřeno. Poznámka: Žadatel při schvalování nezískává žádná další oprávnění pro práci s požadavkem mimo jeho schválení či zamítnutí.
Uzavřeno	Požadavek je vyřešen a uzavřen. Nejedná se o schvalovací stav.

Proces může obsahovat souvislou sekvenci schvalovacích stavů, např. stav Schvalování vedoucím oddělení následovaný stavem Schvalování finančním ředitelem. Schválení vedoucím oddělení může požadavek automaticky přejít do následujícího stavu, ve kterém se může automaticky spustit schvalování finančním ředitelem.

Pokud používáte vícekrokové schvalovací schéma, ve kterém se v každém kroku mění předmět schvalování (například finanční ředitel v jednom kroku schvaluje cenu a manažer vývoje v následujícím kroku schvaluje obsah programové úpravy), doporučujeme takové schvalování rozdělit do více stavů procesu, pro každý předmět schvalování jeden stav. V každém kroku potom můžete ve zprávě schvalovateli předmět schvalování přesněji popsat.

Odesílaná oznámení při schvalování

Oznámení schvalovatelům o novém požadavku ke schválení - Pokud je zahájen schvalovací krok, schvalovatelům dojde oznámení o novém požadavku ke schválení. Oznámení obsahuje zprávu pro schvalovatele vygenerovanou podle šablony, kterou můžete změnit v nastavení schvalovacího stavu.
Oznámení schvalovatelům o ukončení schvalovacího kroku - Pokud je schvalovací krok ukončen schválením nebo zamítnutím jedním ze současných schvalovatelů, je ostatním zasláno oznámení o ukončení schvalovacího kroku. V případě zrušení nebo expirace schvalování je oznámení odesláno všem současným schvalovatelům.
Oznámení řešiteli o schválení požadavku - Pokud je požadavek schválen, je řešiteli odesláno oznámení o schválení požadavku. V případě, že požadavek nemá řešitele, je oznámení odesláno operátorům dané služby.
Oznámení o zamítnutí požadavku - Pokud je požadavek zamítnut a dojde při tom k jeho vyřešení, je oznámení o zamítnutí požadavku odesláno žadateli. Pokud k vyřešení požadavku nedojde, je oznámení odesláno řešiteli požadavku anebo operátorům dané služby, pokud požadavek nemá řešitele.
Oznámení o zrušení/expiraci schvalování - Pokud je schvalování požadavku zrušeno nebo expiruje, je odesláno oznámení o zrušení/expiraci schvalování. Příjemci odpovídají oznámení o zamítnutí požadavku.

Alternativní způsoby schvalování

Schvalování můžete řešit také jednoduše tak, že řešitel příkazem Poslat zprávu pošle schvalovateli, příp. více schvalovatelům, žádost o schválení. Schvalovatelé mu na zprávu odpoví a odpověď se zaznamená do komunikace požadavku. Řešitel potom odpovědi vyhodnotí a na jejich základě požadavek přepne do stavu odpovídajícímu schválení nebo zamítnutí.

Další možností je požadavek předat schvalovateli příkazem Předat řešiteli. Schvalovatel se tím stane řešitelem požadavku (schvalovatel musí být řešitelem dané služby) a následně požadavek přepne do stavu odpovídajícímu buďto schválení, nebo zamítnutí. Tento způsob "schvalování" lze použít např. pro závěrečnou kontrolu kvality změn, kde schvalovatelem je tester.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.