Skip Navigation LinksALVAO 10.4Rozšiřující modulyALVAO Electronic Handover Forms Skip Navigation Links.


Přepnout verzi ALVAO
Změnit jazyk

ALVAO Electronic Handover Forms

Tento modul umožňuje elektronické podepisování předávacích protokolů v aplikaci ALVAO WebApp bez nutnosti jejich tisku na papír a archivace podepsaných dokumentů resp. jejich následného skenování.

Technické požadavky

  • ALVAO Asset Management
  • Microsoft Word

Pokud není uvedeno jinak, jedná se o verze produktů s platnou prodlouženou podporou v rámci životního cyklu produktů Microsoft v době, kdy byla verze Alvao vydána.

Instalace a aktivace modulu

Modul je součástí instalace ALVAO Asset Management. Modul je nutné aktivovat aktivačním klíčem, který získáte u svého dodavatele systému ALVAO. V aplikaci ALVAO WA - Správa - Licence vyberte příkaz Vložit aktivační klíč a zadejte aktivační klíč.

Vystavení předávacího protokolu

Pokud požadujete podepsání protokolu, použijte následující postup:
  1. Ve stromu objektů vyberte uživatele, kterému jste objekt předali.
  2. Z místní nabídky vyberte příkaz Tisk.
  3. Na obrazovce se otevře nabídka tiskových sestav. Vyberte Předávací protokol vnitřní souhrnný.
    Poznámka:
    Vrácení jednotlivého majetku přes předávací protokol rozdílový nelze elektronicky potvrdit, proto doporučujeme využívat předávací protokol souhrnný. Uživatel při podepsání protokolu vždy potvrdí kompletní seznam svého majetku a má tak lepší přehled o aktuálním stavu svěřeného majetku.
  4. Na formuláři vyberte Způsob podepsání: Přes web.
  5. Po stisku OK se zobrazí náhled tiskové sestavy v okně Tisková sestava k podepsání přes web.
  6. Protokol odešlete příkazem Odeslat k podepsání. Příjemci bude zaslán e-mail s odkazem na ALVAO WebApp, kde si může předávací protokol zobrazit a podepsat.
Poznámka:
E-mailová adresa příjemce pochází z ALVAO WebApp - Správa - Uživatelé a nikoliv ze stromu objektů. Párování uživatelů mezi Správou a objekty probíhá na základě GUID, osobního čísla, uživatelského jména a e-mailu (v tomto pořadí).

Podepsání protokolu přes web

Pracovník, jemuž je předáván majetek, obdrží e-mail se zprávou, že mu byl předán majetek a je vyžadován jeho podpis.
V textu e-mailu je odkaz na stránku s dokumenty uživatele na ALVAO WebApp.

Pro podepsání předávacího protokolu:

  1. Přejděte na stránku Mé dokumenty.
  2. Otevřete požadovaný dokument a zkontrolujte jej.
  3. Klikněte u dokumentu na Podepsat.
  4. Následně budete dotázáni, zda souhlasíte s obsahem dokumentu.
  5. Zvolte Potvrzuji, čímž bude podepsán předávací protokol a zaznamená se datum, osoba, která jej podepsala a název počítače, ze kterého bylo podepsání provedeno.

Nastavení zpráv

Pokud chcete změnit text e-mailu příjemci, upozorňovací zprávy, čas odeslání, periody, atd., použijte následující postup:
  1. Spusťte aplikaci ALVAO WebApp.
  2. Ve Správě – Asset Management – Nastavení zvolte dokumentů přes web.
  3. Zobrazí se okno Podepisování dokumentů přes web, kde můžete upravit nastavení upozorňování.
Tip:
Upozornění můžete definovat také ve více jazycích.

Kontrola podepisování

Chcete-li zkontrolovat stav podepsání dokumentu, použijte následující postup:
  1. V AM Console vyberte z hlavní nabídky Nástroje – Seznamy – Dokumenty.
  2. V zobrazeném seznamu si zobrazte sloupec Způsob podepsání, Podepsáno, Podepsal a Podepsáno z počítače.
  3. Vyhledejte (např. pomocí filtru) požadovaný dokument, způsob podepsání má Přes web.
  4. Dokument je podepsán, pokud ve sloupci Podepsáno a Podepsal obsahuje datum a osobu, jenž jej podepsala. Ve sloupci Podepsáno z počítače pak obsahuje název počítače, ze kterého byl dokument podepsán.

Změna způsobu podepsání

Pokud byl protokol podepsán jiným způsobem (např. dodatečně jste předávací protokol vytiskli a příjemce ho podepsal ručně) a přejete si změnit způsob podepsání, postupujte následovně:
  1. V AM Console vyberte z hlavní nabídky Nástroje – Seznamy – Dokumenty.
  2. Vyberte v seznamu požadovaný předávací protokol a zvolte Upravit.
  3. Nastavte Způsob podepsání na požadovanou hodnotu.

Nastavení textu pracovního postupu na stránce Mé dokumenty

Text pracovního postupu na stránce Mé dokumenty můžete jednoduše změnit použitím SQL příkazu na vaší ALVAO databázi.

UPDATE tProperty SET sPropertyValue='text postupu odkaz' WHERE sProperty='AM.MyDocumentsWorkflowText';
UPDATE tLocalization SET NeedsUpdate=1 WHERE sTable='tProperty' AND iRecordId=(SELECT id FROM tProperty WHERE sProperty='AM.MyDocumentsWorkflowText');
Tip:
Text můžete nastavit i ve formátu html a také ve více jazycích.

Vícejazyčné prostředí

Electronic Handover Forms podporuje vícejazyčné prostředí. Překládat do více jazyků můžete následující položky:

  • Zprávy
    • Předmět
    • Text zprávy
  • Pracovní postup na stránce Mé dokumenty

 

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.