ALVAO Outlook Add-in

ALVAO Outlook Addin je doplněk pro Microsoft Outlook, který dovoluje pracovat s požadavky v ALVAO Service Desk přímo v prostředí Microsoft Outlook.

Přehled použitých pojmů

Pojem	Význam
Cílový požadavek	Detail požadavku v ALVAO WebApp v rámci Panelu úkolů ALVAO bez ohledu na aktuálně zobrazenou záložku (Obecné, Vazby, …).
Režim úprav	V tomto režimu není Panelu úkolů ALVAO nikterak aktualizován změnou vybrané položky.

Zobrazení požadavků

V MS Outlook vyberte položku (e-mail, událost, schůzku, úkol), která má v předmětu uvedenu platnou značku požadavku z ALVAO Service Desk (např. T123ALVAO).
V Panelu úkolů ALVAO se zobrazí deník požadavku (cílový požadavek).

Tipy:

S cílovým požadavkem je možné pracovat přímo v prostředí MS Outlook s využitím příkazů, které poskytuje ALVAO WebApp.
Pro práci s požadavkem v samostatném okně mimo Outlook použijte příkaz Zobrazit požadavek z místní nabídky nad zprávou, který otevře požadavek v aplikaci ALVAO WebApp.
Další možností je použít tlačítko Otevřít v samostatném okně v záhlaví Panelu úkolů ALVAO.

Vytvoření nového požadavku ze zprávy

Pomocí následujícího postupu můžete v ALVAO Service Desk vytvořit požadavky na základě zpráv, které zatím nesouvisí s žádnými požadavky.

1. V MS Outlook vyberte jednu nebo více zpráv, ze kterých chcete vytvořit požadavky v ALVAO Service Desk. Pro každou zprávu bude vytvořen jeden požadavek.
Na záložce Domů vyberte příkaz Nový požadavek ze zprávy, příp. vyberte tento příkaz z místní nabídky nad vybranou zprávou.
V okně Nový požadavek ze zprávy vyberte žadatele, službu, případně upravte název požadavku a stiskněte tlačítko OK.

Poznámky:

Výchozím žadatelem nově vytvořeného požadavku je odesílatel zprávy. Není-li odesílatel rozpoznán, je vybrán neregistrovaný uživatel (Host). Požadavek se vytvoří s výchozím SLA vybraného žadatele.
Z předmětu zprávy jsou odebrány všechny počáteční předpony RE: a FW:.
Pokud byl vytvořen pouze jeden požadavek a panel úkolů ALVAO není v režimu úprav, v panelu úkolů se zobrazí vytvořený požadavek. V opačném případě se obsah panelu úkolů nezmění.
Ke každému požadavku jsou odeslána oznámení operátorům a žadatelům požadavku.

Uložení zprávy do deníku existujícího požadavku

Pomocí následujícího postupu můžete vybrané zprávy, které nesouvisí s žádným požadavkem (tj. nemají v předmětu značku požadavku), nebo nejsou uloženy v jeho deníku (např. proto, že nebyly odeslány v kopii na adresu služby), dodatečně uložit do deníku existujícího požadavku.

V MS Outlook vyberte zprávu/y, které chcete uložit do deníku existujícího požadavku.
Pokud nemáte zobrazen Panel úkolů ALVAO, zobrazte jej příkazem Zobrazit panel úkolů na záložce Domů.
V Panelu úkolů ALVAO vyhledejte (např. příkazem Prohledat požadavky) cílový požadavek, do jehož deníku chcete zprávy uložit.
Na záložce Domů vyberte příkaz Uložit do deníku požadavku, příp. tento příkaz vyberte z místní nabídky nad vybranou zprávou.
Na obrazovce se otevře okno s výzvou k potvrzení akce. Zkontrolujte číslo požadavku ve výzvě a potvrďte akci tlačítkem Ano.

Poznámky:

Načtené zprávy se do deníku požadavku ukládají s časem odeslání, a proto se nemusí zobrazit hned v horní části deníku při řazení dle sloupce Datum, zařadí se chronologicky za případné novější záznamy.
Není-li odesílatel zprávy rozpoznán, je jako odesílatel veden Host (e-mailová adresa odesílatele se v deníku zobrazuje).
Nemá-li načítaná zpráva vyplněn předmět, je použit zástupný text „(bez předmětu)“. Uvozovky nejsou součástí řetězce.

Vytvoření nové položky Outlooku na základě požadavku

Pro požadavek, který je právě zobrazený v panelu úkolů ALVAO, můžete vytvořit novou položku Outlooku, tj. e-mailovou zprávu, událost, schůzku nebo úkol, příkazem v panelu úkolů Nová položka z požadavku.
Ve formuláři pro vytvoření položky se do předmětu automaticky vyplní značka a název vybraného požadavku.

Vyhledání cílového požadavku pro zpracování nerozpoznaných položek

Je-li vybraná položka bez platné značky požadavku v předmětu, jsou uživateli v Panelu úkolů ALVAO dostupné přehledy požadavků, ze kterých může rychle vybrat cílový požadavek, který může dále využít například pro uložení zprávy do deníku požadavku.

Poznámky:

Použitím kteréhokoliv z odkazů přejde Panelu úkolů ALVAO do režimu úprav.
V přehledech jsou uvedeny i uzavřené požadavky.

Poslední komunikace s odesílatelem

V sekci je uvedeno nejvýše 5 požadavků, ve kterých odesílatel (respektive organizátor schůzky nebo autor úkolu) naposledy komunikoval, tzn. je odesílatelem (popř. autorem) nebo příjemcem alespoň jednoho záznamu v deníku.

Přehled je řazen dle data sloupce Poslední aktivita osoby.

Pro zobrazení veškeré komunikace odesílatele použijte odkaz Zobrazit více na konci sekce.

Poznámky:

Sekce se nezobrazuje, pokud:

není vybrána žádná položka
e-mailová adresa odesílatele (respektive organizátora schůzky, nebo tvůrce úkolu) není vedena v ALVAO Service Desk.
všechny položky ze skupiny vybraných položek nemají shodnou e-mailovou adresu odesílatele (respektive organizátora schůzky, nebo tvůrce úkolu)
uživatel nemá oprávnění k zobrazení požadavků

Poslední zobrazené požadavky

V sekci je uvedeno nejvýše 5 posledních cílových požadavků, které nejsou uvedeny v sekci Poslední komunikace odesílatele.

Pro zobrazení všech požadavků použijte odkaz Požadavky.

Nastavení doplňku ALVAO

Pro nastavení doplňku použijte příkaz Soubor - Nastavení doplňku ALVAO, který zobrazí formulář Nastavení doplňku ALVAO.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.