Evidence smluv

Smlouvy s vašimi dodavateli služeb, např. o servisu tiskáren, serverů, jednotek UPS, klimatizací apod., můžete evidovat jako objekty ve stromu objektů.

Složka smluv

Ve stromu objektů si ve své organizaci vytvořte pomocí připravené šablony objektů Smlouvy následující složky pro evidenci smluv:

• Smlouvy (druh objektu=Smlouvy, Název=Smlouvy, Stav smlouvy=Aktivní)
• Archiv (druh objektu=Smlouvy, Název=Archiv, Stav smlouvy=Archiv)

Na složkách nastavte přístupová oprávnění, viz Zabezpečení objektů, příp. Zabezpečení vlastností.

Vytvoření nové smlouvy

1. Ve složce Smlouvy vytvořte nový objekt podle šablony Smlouva.
2. Vyplňte vlastnosti nové smlouvy.
3. V deníku objektu vytvořte poznámku a do její přílohy vložte soubor s naskenovanou smlouvou.
   Příp. pro smlouvu vytvořte nový dokument, naskenovanou smlouvu uložte do jeho příloh a dokument přidejte do deníku objektu.
4. Pokud používáte modul ALVAO Configuration Management, objekt smlouvy můžete provázat s objekty, kterých se smlouva týká.

Upozornění na blížící se konec platnosti

V WebApp – Správa – Pravidelná upozornění vytvořte nové upozornění s níže uvedeným skriptem.

Skript generuje upozornění na aktivní smlouvy, jejichž konec platnosti se blíží. Upozornění se odešle, pokud do data uvedeného ve smlouvě ve vlastnosti Platnost do zbývá menší počet dnů, než kolik je uvedeno ve vlastnosti Upozornit předem na konec platnosti (dny).

Odesílatel upozornění je odesílatel zpráv systému ALVAO. Upozornění je odesláno členům skupiny, která je uvedena ve skriptu v proměnné recipientsGroup.

Tabulka se smlouvami bude obsahovat Název, Cestu ve stromu, Platnost do a url odkaz na objekt smlouvy.

declare @recipientsGroup nvarchar(50) = N'Správci smluv'; -- Skupina obsahující příjemce upozornění
declare @contractFolderPath nvarchar(100) = null; -- Cesta ke složce obsahující smlouvy. Null = prohledává se celý strom objektů.
select 
    NULL as [From],
    stuff(
    (
        select cast(';' as varchar(max)) + P.sPersonEmail
        from tPerson P
        join tRolePerson RP on RP.liRolePersonPersonId = P.iPersonId
        join tRole R on R.sRole = @recipientsGroup and R.iRoleId = RP.liRolePersonRoleId
        WHERE P.dPersonRemoved is null and ISNULL(P.sPersonEmail, '') != '' 
        for xml path('')
        ), 1, 1, '') as [To],
    null as [Cc],
    null as [Bcc],
    N'Smlouvy s končící platností' as [Subject],
    N'Dobrý den,

níže uvedeným smlouvám brzy skončí platnost.' as [Text],
    N.txtName as [Název],
    N.txtPath as [Cesta ve stromu],
    expiration.txtValue as [Platnost do],
    (select sPropertyValue from tProperty where sProperty='WebAppURL')+ '/Object/' + cast(N.intNodeId as varchar) as URL
from vNodeClass N
join vPropertyKind expiration on expiration.lintNodeId = N.intNodeId and expiration.intKindCode = 163 
join vPropertyKind notify on notify.lintNodeId = N.intNodeId and notify.intKindCode = 164
join vPropertyKindInherited state on state.lintNodeId = N.intNodeId and state.intKindCode = 165
where (N.txtPath like @contractFolderPath + '%' or @contractFolderPath is null) and N.bolHidden = 0 and N.bolScrapped = 0 and N.lintClassId = 56
    and expiration.txtValue is not null
    and notify.txtValue is not null
    and state.txtValue = N'Aktivní'
    and (CONVERT(datetime, expiration.txtValue, 103) < DATEADD(day, -cast(notify.txtValue as int), GETUTCDATE()))
		

Tip: Pokud chcete být upozornění na blížící se automatické prodloužení smlouvy, ve vlastnosti Platnost do evidujte termín automatického prodloužení, které po prodloužení aktualizujte.

Prodloužení platnosti smlouvy

1. U dané smlouvy upravte Platnost do a případně další vlastnosti, které se změnily.
2. Do deníku požadavku vložte novou poznámku příp. dokument se souborem smlouvy nebo dodatku.

Pozn.: Změny hodnot vlastností smlouvy se automaticky zaznamenávají do deníku objektu.

Archivace smlouvy

Smlouvy s vypršenou platností přesuňte do složky Archiv.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.