Inventura majetku

Alvao podporuje následující způsoby provedení inventury majetku:

• Inventura majetku, který je svěřen uživatelům do užívání, přímo těmito uživateli, viz modul ALVAO Web-based Assigned Asset Check.
• Inventura s využitím čárových kódů a aplikace OrcaScan pro mobilní telefony a některé čtečky čárových kódů.
• Inventura s využitím modulu ALVAO Mobile Inventory a čteček čárových kódů řady Zebra MC3xxx s operačním systémem Microsoft Windows CE.
• Pro menší počty majetku můžete inventuru provést také klasickým způsobem odškrtáváním položek na vytištěných inventurních seznamech. Majetek pro inventuru si můžete vyfiltrovat např. na záložce Objekty, odtud vyexportovat do Excelu, seznam příp. dále upravit a vytisknout na papír. Nakonec podle výsledku inventury aktualizujte evidenci ve stromu objektů. Následující text se k tomuto způsobu inventury nevztahuje.

Zahájení inventury

1. Nejprve v ALVAO WebApp – Správa – Asset Management – Nastavení – Moduly aktivujte funkčnost inventur zapnutím volby Inventura majetku.
2. Příkazem AM Console – Nástroje – Moduly – Inventura majetku otevřete okno Inventura.
3. Z nabídky okna vyberte příkaz Soubor – Otevřít inventuru.
4. Tím se na obrazovce otevře okno Seznam inventur, ve kterém stiskněte tlačítko Přidat. Novou inventuru je možné vytvořit pouze v případě, že momentálně není žádná inventura otevřená. Před vytvořením nové inventury musíte ve všech existujících inventurách zadat datum do položky Uzavřeno.
5. V seznamu tím vznikne nová položka. Tlačítkem Upravit můžete případně změnit její vlastnosti.
6. Novou inventuru otevřete tlačítkem Otevřít.

Výběr majetku

Nyní je třeba vybrat majetek v evidenci, u kterého chcete provést inventuru a vložit jej do aktivní inventury.

1. V hlavním okně AM Console ve stromu objektů vyberte celou firmu nebo organizační složku, ve které chcete provést inventuru.
2. Na záložce Objekty případně vyberte záložku Všechno pro zobrazení všech objektů v organizační složce. V seznamu objektů vyberte položky, u kterých chcete provést inventuru. Pokud chcete provést inventuru všech předmětů, můžete použít příkaz Úpravy – Vybrat vše.
3. V seznamu potom klepněte pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte příkaz Vložit do inventury. Po potvrzení kontrolního dotazu se do inventury vloží všechny objekty, u kterých existuje vlastnost "Inventární číslo" nebo "Evidenční číslo".

Vytvoření souborů čteček čárových kódů

Nyní můžete připravit soubory, které se načtou do čteček čárových kódů. Po provedení fyzické inventury se zase výsledné soubory ze čteček načtou do databáze ke zpracování.

Nejprve vytvořte nový soubor čtečky:

1. Otevřete okno inventury příkazem Nástroje – Moduly – Inventura majetku z hlavní nabídky AM Console. V horní části okna byste měli vidět seznam objektů, které jste vložili do inventury v předcházejícím odstavci.
2. Klepněte myší ve spodním seznamu a z nabídky vyberte příkaz Nový soubor čtečky.
3. Zadejte název souboru, např. "čtečka1" a případně vyberte jméno osoby, která bude se čtečkou pracovat.

Poté přiřaďte majetek do souboru čtečky:

1. Ve spodním seznamu vyberte soubor čtečky, do kterého chcete vložit majetek.
2. V horním seznamu vyberte majetek, který bude uložen do vybraného souboru čtečky.
3. Z hlavní nabídky okna vyberte příkaz Akce – Přiřadit majetek do souboru čtečky.

Uvedeným způsobem můžete vytvořit několik souborů čteček, které potom zpracujete postupně jednou čtečkou nebo paralelně několika čtečkami.

Provedení inventury

V závislosti na zvoleném způsobu, proveďte inventuru s využitím:

• Modulu ALVAO Web-based Assigned Asset Check
• Aplikace OrcaScan
• Modulu ALVAO Mobile Inventory

Zpracování výsledků

Načtením výsledných souborů ze čteček se v horní části okna objeví ve žlutých sloupcích aktuální údaje zjištěné inventurou. Věnujte pozornost zejména sloupci Chybové hlášení, který informuje o tom, zda byl majetek při inventuře nalezen, zda byla zjištěna změna některých údajů resp. že se jedná o nový majetek, který není evidován. Pokud byla detekována změna údajů, ve sloupci Chybové hlášení se také zobrazuje, jaké údaje byly změněny. Inventura detekuje také duplicitní údaje a zobrazuje pro ně chybové hlášení. Pro majetek, který je označen jako duplicitní, je nutno nejprve vyřešit tyto problémy ručně (rozhodnout, který údaj je relevantní, a duplicitu vymazat, apod.).

Informace zjištěné inventurou můžete dále ručně doplnit nebo upravit příkazem Upravit – Upravit. Pokud byla zjištěna změna uživatele, můžete použít příkaz Převést majetek na uživatele, který se pokusí přesunout majetek pod nově zjištěného uživatele ve stromu.

Zpracované položky uzavřete příkazem z místní nabídky Zpracovat, který případně do evidence zapíše nově zjištěné údaje (nové údaje se zapíší do vlastností odpovídajících objektů ve stromu). Pro majetek, který má nastaven stav "Zpracováno" se nezobrazuje chybové hlášení (postupná eliminace problémových údajů a nastavení stavu Zpracováno).

Uzavření inventury

Pokud po uzavření inventury chcete zapsat její výsledky také do Deníků objektů, pak v okně Seznam inventur (z hlavního okna inventury otevřete pomocí nabídky Soubor – Otevřít inventuru) nalezněte příslušnou inventuru a z místní nabídky vyberte příkaz Zapsat do deníku objektů. U všech záznamů, které splňují následující tři podmínky, bude do Deníku objektu zapsán záznam Inventarizováno s výsledkem ....

• Inventura je uzavřena.
• Záznam má příznak Zpracováno.
• Záznam má příznak Uzamčeno.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.