Dokumenty

V Alvao můžete evidovat následující typy dokumentů:

• Faktury - mohou se týkat nákupu hmotného majetku, softwarových licencí, servisních služeb atd.
• Předávací protokoly - písemný záznam o přesunu konkrétních předmětů (majetku) mezi pracovníky organizace
• Certifikáty - dokument potvrzující vlastnictví určité softwarové licence
• Licenční ujednání - definuje pravidla používání softwarové licence
• Smlouvy - mohou se týkat hmotného majetku, softwarových licencí, servisních služeb atd.
• Obecné dokumenty - ostatní nespecifikované druhy dokumentů

Evidenci dokumentů otevřete příkazem Nástroje - Seznamy - Dokumenty.

Dokumenty se ukládají do složek dokumentů. Složky můžete spravovat v WebApp – Správa – Asset Management – Složky dokumentů. Ve výchozím stavu existuje jediná složka Všechny dokumenty, do které se ukládají všechny dokumenty. Přístup uživatelů k dokumentům můžete omezit nastavením přístupových oprávnění k jednotlivým složkám.

Evidence dokumentů slouží hlavně jako rejstřík běžných papírových dokumentů. V databázi můžete vyhledat čísla dokumentů, které souvisí s nějakým majetkem. Podle čísel by potom mělo být možné dohledat papírové dokumenty ve fyzickém nebo elektronickém archivu. Případně můžete mít dokumenty převedeny do elektronické podoby (naskenované) a uložené v databázi Alvao.

Skenování dokumentů

Papírový dokument je možné přímo naskenovat a přiložit jako přílohu dokumentu. Při vytváření nového dokumentu nad tabulku příloh vyberte z místní nabídky příkaz Naskenovat. Otevře se okno s výběrem nalezených skenerů. Po výběru zařízení se zobrazí okno s nastavením skenování. Po potvrzení voleb se spustí skenování. Výsledný obrázek se uloží jako příloha dokumentu do databáze. Soubory s naskenovanými dokumenty jsou pojmenovávány Scan1.jpg, Scan2.jpg atd.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.