Evidence smluv

Smlouvy s poskytovateli služeb, např. na servis tiskáren, serverů, jednotek UPS, klimatizací atd., můžete evidovat jako objekty ve stromu objektů.

Složka smluv

Ve stromu objektů vytvořte následující složky pro evidenci smluv ve vaší organizaci pomocí připravené šablony objektu Smlouva:

• Smlouvy (Typ objektu=Smlouvy, Název=Smlouvy, Stav smlouvy=Aktivní)
• Archiv (Typ objektu=Smlouvy, Název=Archiv, Stav smlouvy=Archiv)

Nastavte přístupová práva ke složkám, viz Zabezpečení objektu nebo Zabezpečení majetku.

Vytvoření nové smlouvy

1. Ve složce Contracts vytvořte nový objekt pomocí šablony Contract.
2. Vyplňte vlastnosti nové smlouvy.
3. V deníku objektu vytvořte poznámku a do její přílohy vložte naskenovaný soubor smlouvy.
   Případně vytvořte pro smlouvu nový dokument, uložte naskenovanou smlouvu do jeho přílohy a přidejte dokument do deníku objektu.
4. Pokud používáte modul správy konfigurace ALVAO, můžete objekt smlouvy propojit s objekty, kterých se smlouva týká.

Upozornění na blížící se vypršení platnosti

V aplikaci WebApp - Správa - Pravidelná upozornění vytvořte nové upozornění pomocí níže uvedeného skriptu.

Skript generuje upozornění na aktivní smlouvy, jejichž platnost brzy vyprší. Upozornění se odešle, pokud do data uvedeného v kontraktu ve vlastnosti Expiry by zbývá méně dní, než je počet dní uvedený ve vlastnosti Advance warning of expiry (days ).

Odesílatelem upozornění je odesílatel zpráv systému Alvao. Oznámení je zasláno členům skupiny, která je ve skriptu uvedena v proměnné recipientsGroup.

Tabulka smlouvy bude obsahovat název, cestu ve stromu, vypršení platnosti do a url odkaz na objekt smlouvy.

declare @recipientsGroup nvarchar(50) = N'Správci smluv'; -- Skupina obsahující příjemce upozornění
declare @contractFolderPath nvarchar(100) = null; -- Cesta ke složce obsahující smlouvy. Null = prohledává se celý strom objektů.
select 
    NULL as [From],
    stuff(
    (
        select cast(';' as varchar(max)) + P.sPersonEmail
        from tPerson P
        join tRolePerson RP on RP.liRolePersonPersonId = P.iPersonId
        join tRole R on R.sRole = @recipientsGroup and R.iRoleId = RP.liRolePersonRoleId
        WHERE P.dPersonRemoved is null and ISNULL(P.sPersonEmail, '') != '' 
        for xml path('')
        ), 1, 1, '') as [To],
    null as [Cc],
    null as [Bcc],
    N'Smlouvy s končící platností' as [Subject],
    N'Dobrý den,

níže uvedeným smlouvám brzy skončí platnost.' as [Text],
    N.txtName as [Název],
    N.txtPath as [Cesta ve stromu],
    expiration.txtValue as [Platnost do],
    (select sPropertyValue from tProperty where sProperty='WebAppURL')+ '/Object/' + cast(N.intNodeId as varchar) as URL
from vNodeClass N
join vPropertyKind expiration on expiration.lintNodeId = N.intNodeId and expiration.intKindCode = 163 
join vPropertyKind notify on notify.lintNodeId = N.intNodeId and notify.intKindCode = 164
join vPropertyKindInherited state on state.lintNodeId = N.intNodeId and state.intKindCode = 165
where (N.txtPath like @contractFolderPath + '%' or @contractFolderPath is null) 
    and N.bolHidden = 0 
    and N.bolScrapped = 0 
    and N.lintClassId = 56
    and expiration.txtValue is not null
    and notify.txtValue is not null
    and state.txtValue = N'Aktivní'
    and (CONVERT(datetime, expiration.txtValue, 103) < DATEADD(day, -cast(notify.txtValue as int), GETUTCDATE()))
    

Tip: Pokud chcete být upozorněni na blížící se automatické prodloužení smlouvy, nastavte vlastnost Expirace do na datum automatického prodloužení a po prodloužení ji aktualizujte.

Prodloužení smlouvy

1. Pro danou smlouvu upravte vlastnost Expiry by a všechny další vlastnosti, které se změnily.
2. Do protokolu požadavků přidejte novou poznámku nebo dokument se souborem smlouvy nebo změny.

Poznámka: Změny hodnot vlastností smlouvy se automaticky zaznamenávají do protokolu objektu.

Archivace smlouvy

Přesuňte smlouvy, jejichž platnost vypršela, do složky Archiv.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.