Schválení požadavku

Vstupenky mohou podléhat schválení odpovědných osob. Schvalování jednotlivých stavů požadavků můžete povolit v Administraci - Service Desk - Procesy - Řešitelský proces - Upravit - sekce Schvalování - volbou Z tohoto stavu lze přesouvat - Do stavů na základě výsledku schvalování.

Zahájení a průběh schvalování požadavku z pohledu řešitele a schvalovatele viz Schvalování požadavku.

Schvalovací schémata

Schvalování požadavků lze automatizovat podle určitého schvalovacího schématu. Schémata schvalování můžete upravovat v nabídce Správa - Service Desk - Schémata schvalování.

Schvalování e-mailem

požadavky

Schvalovatelé mohou požadavky pohodlně schvalovat a zamítat prostřednictvím e-mailu, aniž by museli používat Alvao. Stačí vložit šablonu schvalovací zprávy do pole [$ApprovalByEmail$].

Případy použití schvalování

Možnosti schvalování v různých fázích životního cyklu požadavku si ukážeme na příkladu jednoduchého procesu řízení změn v systému ERP. Žadatel předloží požadavek, který prochází následujícími stavy:

Stav požadavku	Schválení
Schválení požadavku	Stav schválení - při vytvoření nového požadavku se automaticky spustí schvalování podle schématu Schvalování změnových požadavků v ERP (krok 1 = přímý nadřízený žadatele, krok 2 = skupina klíčových uživatelů ERP). Po schválení se požadavek automaticky přesune do následujícího stavu. Pokud bude zamítnut, přejde do stavu Uzavřeno. požadavky Poznámka: Podobným způsobem začínají i požadavky v procesech správy požadavků. Tam však požadavek obvykle schvaluje pouze přímý nadřízený žadatele.
Analýza a návrh řešení	Analýza a vytvoření návrhu řešení. Nejedná se o stav schválení.
Schválení návrhu řešení	Stav schválení - řešitel požadavku příkazem Provést schválení předá návrh řešení ke schválení příslušným osobám odpovídajícím povaze změny. Po schválení řešitel přepne požadavek do následujícího stavu. Po zamítnutí se vrátí do stavu Analýza a návrh řešení.
Implementace	Realizace změny podle návrhu. Nejedná se o stav schválení.
Vyřešeno	Stav schválení - pokud požadavek vstoupí do tohoto stavu, automaticky se spustí schvalování podle schématu Schválení zadavatelem (1 krok = zadavatel). Pokud Zadavatel realizaci schválí, požadavek se automaticky přesune do stavu Uzavřeno. V opačném případě se vrátí do stavu Realizace. Ve stavu Vyřešeno je možnost automatického přechodu do stavu Uzavřeno zakázána. Poznámka: Během schvalovacího procesu nezíská žadatel žádná další oprávnění k práci s požadavkem nad rámec schválení nebo zamítnutí.
Uzavřeno	požadavek vyřešen a uzavřen. Nejedná se o stav schválení.

Proces může obsahovat souvislou posloupnost stavů schválení, např. stav Schválení vedoucího oddělení následovaný stavem Schválení finančního ředitele. Schválení vedoucím oddělení může automaticky převést požadavek do dalšího stavu, který může automaticky vyvolat schválení finančním ředitelem.

Pokud používáte vícestupňové schéma schvalování, ve kterém se v každém kroku mění předmět schválení (například finanční ředitel v jednom kroku schvaluje cenu a v dalším kroku vedoucí vývoje schvaluje obsah programu), doporučujeme takové schvalování rozdělit do více procesních stavů, přičemž pro každý předmět schválení musí být jeden stav. Ve zprávě pro schvalovatele pak můžete předmět schvalování v jednotlivých krocích přesněji popsat

Zasílání oznámení o schválení

Oznámení schvalovatelům o novém požadavku ke schválení - pokud je zahájen schvalovací krok, budou schvalovatelé upozorněni na nový požadavek ke schválení. Oznámení obsahuje zprávu pro schvalovatele vygenerovanou podle šablony, kterou můžete změnit v nastavení stavu schválení.
Oznámení schvalovatelům o dokončení kroku schvalování - Pokud je krok schvalování ukončen schválením nebo zamítnutím jedním z aktuálních schvalovatelů, je ostatním odesláno oznámení. Pokud je schvalovací krok zrušen nebo vyprší jeho platnost, je oznámení zasláno všem aktuálním schvalovatelům.
Oznámení řešitelům - Řešitelům je zasláno oznámení, pokud je požadavek schválen a pokud je schválení zrušeno nebo vyprší jeho platnost. Oznámení o zamítnutí je řešitelům zasláno pouze v případě, že zamítnutím není požadavek vyřešen. Pokud požadavek nemá řešitele, jsou tato oznámení zasílána hlavním řešitelům služby nebo všem členům aktuální skupiny řešitelů.

Alternativní způsoby schvalování

Schvalování lze také řešit jednoduše tak, že řešitel odešle schvalovací požadavek schvalovateli nebo více schvalovatelům pomocí příkazu Odeslat zprávu. Schvalovatelé na zprávu odpoví a odpověď je zaznamenána v komunikačním požadavku. Řešitel pak odpovědi vyhodnotí a na základě odpovědí přepne požadavek do stavu odpovídajícího schválení nebo zamítnutí.

Další možností je předat požadavek schvalovateli pomocí příkazu Předat. Schvalovatel se pak stane řešitelem požadavku (schvalovatel musí být řešitelem služby) a poté přepne požadavek do stavu schválení nebo zamítnutí. Tento způsob "schvalování" lze využít např. pro závěrečnou kontrolu kvality změn, kde je schvalovatelem tester.

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.