Přeskočit na hlavní obsah

Registr smluv

Můžete zaznamenávat smlouvy s poskytovateli služeb, např. pro servis tiskáren, serverů, jednotek UPS, klimatizátorů vzduchu atd., jako objektů ve stromu .

Složka kontraktů​

Ve stromu objektů vytvořte následující složky pro nahrávání smluv ve vaší organizaci pomocí šablony objektů připravených ke smlouvě:

  • Zakázky(Typ objektu=Contracts, Name=Contracts, Status=Aktivní)
    • Archivovat (Typ objektu=Kontrakty, Name=Archiv, Stav=Archiv)

Nastavte přístupová práva na složky, viz Objektová bezpečnost nebo Zabezpečení majetku.

Vytváření nového kontraktu​

  1. Ve složce Smlouvy vytvořte nový objekt pomocí šablony Kontraktu.
  2. Vyplňte vlastnosti nové smlouvy.
  3. Do protokolu objektů vytvořte note a vložte naskenovaný smluvní soubor do přílohy.

Případně vytvořte pro smlouvu nový document, uložit naskenovanou smlouvu do příloh a přidat dokument do protokolu objektů.

  1. Pokud používáte modul ALVAO Configuration Management , můžete propojit objekt smlouvy s objekty, na které se smlouva vztahuje.

Oznámení o nadcházejícím vypršení platnosti​

V Administrace - Pravidelná upozornění vytvořte nové upozornění pomocí níže uvedeného skriptu.

Skript generuje výstrahy pro aktivní contracts, které brzy vyprší. Upozornění bude odesláno, pokud zbývá méně dní do data uvedeného ve smlouvě ve nemovitosti Vypršení než číslo dní uvedené v Upozornění před vypršením platnosti (dny).

Odesílatel oznámení je odesílatel zpráv systému Alvao. Oznámení je odesláno členům skupiny, která je specifikována ve skriptu v proměnné Příjemce.

Tabulka smluv bude obsahovat jméno, cestu ve stromu, expiraci a odkaz na objekt smlouvy.

deklarovat @recipientsGroup nvarchar(50) = N'Contract Administrators'; -- Skupina obsahující příjemce oznámení.
deklaruje @contractFolderPath nvarchar(100) = null; -- Cesta ke složce obsahující smlouvy. Null = Celý strom objektů je prohledán.
vyberte 
    NULL jako [From],
    uvený(
    (
        vyberte cast('; jako varchar(max)) + P. PersonEmail
        od tOsoby P
        se připojte k tRolePerson RP na RP. iRolePersonPersonId = P. PersonId
        se připojí do role R na R.sRole = @recipientsGroup a R.iRoleId = RP. iRolePersonRoleId
        WHERE P.dPersonRemoved je null a ISNULL(P. Personeron, '') ! '' 
        pro xml patu ('')
        ), 1, 1, '') jako [To]
    null jako [Cc],
    null jako [Bcc]
    N'expirované smlouvy' jako [Subject],
  N'Hello,
smlouvy uvedené níže brzy vyprší. jako [Text],
  N. xtName as [Name],
  N.txtPath as [Cesta ve stromu],
  expirace. xtValue jako [Vypršení platnosti],
    (vyberte sPropertyValue z vlastnosti, kde sProperty='WebAppURL')+ '/Object/' + cast(N. ntNodeId as varchar) as URL
from vNodeClass N
join vPropertyKind expiration.lintNodeId = N.intNodeId and expiration. ntKindCode = 163 
spolu s vPropertyKind oznámení na notify.lintNodeId = N.intNodeId a notify.intKindCode = 164
připojit se k vPropertyKindInke stavu na státu. intNodeId = N.intNodeId a state.intKindCode = 165
, kde (N. xtCesta jako @contractFolderPath + '%' nebo @contractFolderPath je null) 
    a N. sHidden = 0 
    a N.IsDiscarded = 0 
    a N. intClassId = 56
    a expiration.txtValue nejsou null
    a notifikace. xtValue není null
    a stav xtValue = N'Active'
    a (CONVERT(datetime, expiration.txtValue, 103) < DATEADD(den, -cast(notify.tValue as int), GETUTCDATE()))

Tip: Pokud chcete být upozorněni na blížící se automatická obnova smlouvy, nastaví Expiraci nemovitost na datum automatické obnovy a ji aktualizuje po obnovení.

Prodloužení smlouvy​

  1. Pro danou smlouvu upravte Expiraci a všechny další vlastnosti, které se změnily.
  2. Přidejte nový note nebo document se smlouvou nebo změnou do logu tiketu.

Poznámka: Změny hodnot smluvního vlastnictví se automaticky zaznamenávají v protokolu .

Archivace smlouvy​

Přesunout ukončené kontrakty do složky Archivovat.