Registr smluv

Smlouvy s poskytovateli služeb, např. na servis tiskáren, serverů, jednotek UPS, klimatizací atd., můžete evidovat jako objekty ve stromu objektů.

Složka kontraktů

Ve stromu objektů vytvořte následující složky pro evidenci smluv ve vaší organizaci pomocí připravené šablony objektu Smlouva:

• Zakázky(Typ objektu=Contracts, Name=Contracts, Status=Aktivní)
  • Archivovat (Typ objektu=Kontrakty, Name=Archiv, Stav=Archiv)

Nastavte přístupová práva ke složkám, viz Zabezpečení objektu nebo Zabezpečení majetku.

Vytváření nového kontraktu

1. Ve složce Smlouvy vytvořte nový objekt pomocí šablony Kontraktu.
2. Vyplňte vlastnosti nové smlouvy.
3. V objektovém záznamu vytvořte poznámku a vložte naskenovaný soubor smlouvy do její přílohy.

Alternativně vytvořte nový dokument pro smlouvu, uložte naskenovanou smlouvu do jejích příloh a přidejte dokument do objektového záznamu. 4. Pokud používáte modul ALVAO Configuration Management, můžete propojit objekt smlouvy s objekty, ke kterým se smlouva vztahuje.

Oznámení o nadcházejícím vypršení platnosti

V Administraci - Pravidelná upozornění vytvořte nové upozornění pomocí níže uvedeného skriptu. Skript generuje upozornění pro aktivní smlouvy, které se chystají vypršet. Upozornění bude odesláno, pokud do data uvedeného ve smlouvě ve vlastnosti Expiration by zbývá méně dní, než je počet dní uvedený ve vlastnosti Advance warning of expiration (days).

Odesílatel oznámení je odesílatel zpráv systému Alvao. Oznámení se odešle členům skupiny, která je ve skriptu uvedena v proměnné recipientsGroup.

Tabulka smluv bude obsahovat Název, Cestu ve stromu, Platnost do a url odkaz na objekt smlouvy.

declare @recipientsGroup nvarchar(50) = N'Contract Administrators'; -- Group containing the recipients of the notification.
declare @contractFolderPath nvarchar(100) = null; -- Path to the folder containing the contracts. Null = The entire object tree is searched.
select
    NULL as [From],
    stuff(
    (
        select cast(';' as varchar(max)) + P.sPersonEmail
        from tPerson P
        join tRolePerson RP on RP.liRolePersonPersonId = P.iPersonId
        join tRole R on R.sRole = @recipientsGroup and R.iRoleId = RP.liRolePersonRoleId
        WHERE P.dPersonRemoved is null and ISNULL(P.sPersonEmail, '') != ''
        for xml path('')
        ), 1, 1, '') as [To],
    null as [Cc],
    null as [Bcc],
    N'Expired contracts' as [Subject],
  N'Hello,
the contracts listed below will expire soon.' as [Text],
  N.txtName as [Name],
  N.txtPath as [Path in tree],
  expiration.txtValue as [Expiration by],
    (select sPropertyValue from tProperty where sProperty='WebAppURL')+ '/Object/' + cast(N.intNodeId as varchar) as URL
from vNodeClass N
join vPropertyKind expiration on expiration.lintNodeId = N.intNodeId and expiration.intKindCode = 163
join vPropertyKind notify on notify.lintNodeId = N.intNodeId and notify.intKindCode = 164
join vPropertyKindInherited state on state.lintNodeId = N.intNodeId and state.intKindCode = 165
where (N.txtPath like @contractFolderPath + '%' or @contractFolderPath is null)
    and N.IsHidden = 0
    and N.IsDiscarded = 0
    and N.lintClassId = 56
    and expiration.txtValue is not null
    and notify.txtValue is not null
    and state.txtValue = N'Active'
    and (CONVERT(datetime, expiration.txtValue, 103) < DATEADD(day, -cast(notify.txtValue as int), GETUTCDATE()))

Tip: Pokud chcete být upozorněni na blížící se automatické prodloužení smlouvy, nastavte vlastnost Expirace do na datum automatického prodloužení a po prodloužení ji aktualizujte.

Prodloužení smlouvy

1. Pro danou smlouvu upravte Expirace do a všechny další vlastnosti, které se změnily.
2. Přidejte novou poznámku nebo dokument se souborem smlouvy či dodatku do záznamu ticketu.

Poznámka: Změny hodnot vlastností smlouvy se automaticky zaznamenávají do protokolu objektu.

Archivace smlouvy

Přesunout ukončené kontrakty do složky Archivovat.