Registr smluv

Smlouvy s poskytovateli služeb, např. na servis tiskáren, serverů, jednotek UPS, klimatizací atd., můžete evidovat jako objekty ve stromu objektů.

Složka kontraktů

Ve stromu objektů vytvořte následující složky pro evidenci smluv ve vaší organizaci pomocí připravené šablony objektu Smlouva:

• Zakázky(Typ objektu=Contracts, Name=Contracts, Status=Aktivní)
• Archivovat (Typ objektu=Kontrakty, Name=Archiv, Stav=Archiv)

Nastavte přístupová práva ke složkám, viz Zabezpečení objektu nebo Zabezpečení majetku.

Vytváření nového kontraktu

1. Ve složce Smlouvy vytvořte nový objekt pomocí šablony Kontraktu.
2. Vyplňte vlastnosti nové smlouvy.
3. V protokolu objektu vytvořte poznámku a do její přílohy vložte naskenovaný soubor smlouvy.

Případně vytvořte nový dokument pro smlouvu, uložte naskenovanou smlouvu do jejích příloh a přidejte dokument do protokolu objektů. 4. Pokud používáte modul ALVAO Configuration Management, můžete objekt smlouvy propojit s objekty, kterých se smlouva týká.

Oznámení o nadcházejícím vypršení platnosti

V Administrace - Pravidelná upozornění vytvořte nové upozornění pomocí níže uvedeného skriptu. Skript generuje upozornění na aktivní kontrakty, jejichž platnost brzy vyprší. Upozornění bude odesláno, pokud do data uvedeného ve smlouvě ve vlastnosti Expiration by zbývá méně dní, než je počet dní uvedený ve vlastnosti Advance warning of expiration (days).

Odesílatelem oznámení je odesílatel zpráv systému Alvao. Oznámení se odešle členům skupiny, která je ve skriptu uvedena v proměnné recipientsGroup.

Tabulka smluv bude obsahovat Název, Cestu ve stromu, Platnost do a url odkaz na objekt smlouvy.

declare @cipientsGroup nvarchar(50) = N'Contract Administrators'; -- Skupina obsahující příjemce oznámení.
declare @contractFolderPath nvarchar(100) = null; -- Cesta ke složce obsahující smlouvy. Null = Prohledává se celý strom objektů.
select
    NULL as [From],
    stuff(
    (
        select cast(';' as varchar(max)). + P.sPersonEmail
        from tPerson P
        join tRolePerson RP on RP.liRolePersonPersonId = P.iPersonId
        join tRole R on R.sRole = @recipientsGroup and R.iRoleId = RP.liRolePersonRoleId
        WHERE P.dPersonRemoved is null and ISNULL(P.sPersonEmail, '') != ''
        for xml path('')
        ), 1, 1, '') as [To],
    null as [Cc],
    null as [Bcc],
    N'Expired contracts' as [Subject],
  N'Hello,
the contracts listed below will expire soon.' as [Text],
  N.txtName as [Name],
  N.txtPath as [Path in tree],
  expiration.txtValue as [Expiration by],
    (select sPropertyValue from tProperty where sProperty='WebAppURL')+ '/Object/' + cast(N.intNodeId as varchar) as URL
from vNodeClass N
join vPropertyKind expiration on expiration.lintNodeId = N.intNodeId and expiration.intKindCode = 163
join vPropertyKind notify on notify.lintNodeId = N.intNodeId a notify.intKindCode = 164
join vPropertyKindInherited state on state.lintNodeId = N.intNodeId a state.intKindCode = 165
where (N.txtPath like @contractFolderPath + '%' or @contractFolderPath is null)
    and N.IsHidden = 0
    and N.IsDiscarded = 0
    and N.lintClassId = 56
    and expiration.txtValue is not null
    and notify.txtValue není null
    a state.txtValue = N'Active'
    a (CONVERT(datetime, expiration.txtValue, 103) < DATEADD(day, -cast(notify.txtValue as int), GETUTCDATE()))

Tip: Pokud chcete být upozorněni na blížící se automatické prodloužení smlouvy, nastavte vlastnost Expirace do na datum automatického prodloužení a po prodloužení ji aktualizujte.

Prodloužení smlouvy

1. Pro danou smlouvu upravte Expirace do a všechny další vlastnosti, které se změnily.
2. Přidejte do protokolu tipu novou poznámku nebo dokument se souborem smlouvy nebo změny.

Poznámka: Změny hodnot vlastností smlouvy se automaticky zaznamenávají do protokolu objektu.

Archivace smlouvy

Přesunout ukončené kontrakty do složky Archivovat.