Skip Navigation LinksALVAO 11.1Rozšiřující modulyALVAO for Outlook Skip Navigation Links.

ALVAO for Outlook

ALVAO for Outlook je doplněk pro Microsoft Outlook, který umožňuje pracovat s požadavky v aplikaci ALVAO Service Desk přímo v aplikaci Outlook.

K dispozici jsou následující dvě možnosti:

• AppSource add-in - tento doplněk je přístupný jako aplikace v AppSource, kterou lze centrálně nasadit v rámci celé organizace. Uživatelé mohou tento doplněk využívat jak ve webové, tak v desktopové verzi aplikace Outlook. Tato možnost je k dispozici pouze s předplatným ALVAO SaaS.
• Doplněk pro stolní počítače - tento doplněk je distribuován jako instalační balíček systému Windows (.msi). Chcete-li doplněk používat, musí být balíček nainstalován lokálně v počítači uživatele se systémem Windows a desktopovou aplikací Outlook. Tato možnost je k dispozici jak pro nabídku SaaS, tak pro on-premise nabídku ALVAO.

Zobrazení požadavků

Vyberte e-mail v aplikaci Outlook.

Doplněk AppSource

• V případě webové aplikace Outlook vyberte libovolný e-mail. V podokně e-mailu otevřete nabídku "..." a vyberte příkaz ALVAO.
  Tip: V případě, že se jedná o aplikaci ALVAO, můžete použít příkaz ALVAO:

  Chcete-li příkaz připnout ke zprávě, otevřete nabídku "...", vyberte příkaz Přizpůsobit akce a zaškrtněte příkaz ALVAO.
• V případě desktopové aplikace Outlook otevřete nabídku "..." a vyberte příkaz Související požadavek.
  Tip: V případě, že se vám podařilo odeslat zprávu, můžete se obrátit na některou z následujících aplikací:

  Chcete-li příkaz připnout na stuhu, otevřete nabídku "...", klikněte pravým tlačítkem myši na příkaz Související požadavek a vyberte příkaz Připnout na stuhu.

Pokud vybraný e-mail obsahuje v předmětu příznak požadavku Alvao, např. příkaz T123ALVAO, zobrazí se příslušný požadavek na panelu doplňků.

Kliknutím na ikonu Otevřít v novém okně v pravém horním rohu otevřete stránku požadavku ve webovém prohlížeči.

Doplněk pro stolní počítače

V desktopové aplikaci Outlook vyberte příkaz "..." - ALVAO - Zobrazit podokno úloh. Pokud vybraný e-mail obsahuje v předmětu značku požadavku Alvao, zobrazí se panel úkolů s příslušným požadavkem v aplikaci Alvao. Pokud s požadavkem v podokně úloh provedete jakoukoli operaci, podokno se uzamkne a nepřepne se automaticky na požadavek podle nově vybraného e-mailu. Podokno odemknete příkazem Obnovit v horní části podokna úloh.

Chcete-li zobrazit požadavek ve webovém prohlížeči, klikněte na ikonu Otevřít v novém okně v horní části podokna úloh nebo klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail v seznamu a použijte příkaz Zobrazit požadavek.

Vytvoření nového požadavku z e-mailu

Chcete-li v systému Alvao vytvořit požadavek na základě e-mailu, který zatím nesouvisí s žádným požadavkem, použijte následující postup.

1. V aplikaci Outlook vyberte e-mail, který nemá v předmětu uveden žádný příznak požadavku Alvao.
2. Doplněk AppSource - v podokně doplňku klikněte na tlačítko Vytvořit nový požadavek.
   Doplněk pro pracovní plochu - klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail v seznamu a vyberte příkaz Nový požadavek z e-mailu.
3. Volitelně upravte informace o novém požadavku a odešlete formulář.
4. Nově vytvořený požadavek se zobrazí v podokně doplňku.

Uložení e-mailu do deníky požadavku

Chcete-li vybraný e-mail, který nemá v předmětu uveden příznak požadavku nebo není uložen v protokolu požadavku (např. proto, že nebyl odeslán v kopii do servisní schránky), uložit do protokolu existujícího požadavku, použijte následující postup.

1. V aplikaci Outlook vyberte e-mail.
2. Pokud předmět e-mailu neobsahuje žádnou značku požadavku Alvao, vyhledejte v podokně doplňku příslušný požadavek. V doplňku AppSource použijte tlačítko Najít existující požadavek nebo klikněte na požadavek v jedné z částí Nedávná komunikace s odesílatelem a Nedávno zobrazené požadavky. V doplňku Desktop použijte vyhledávací pole v horní části podokna úloh.
3. Doplněk AppSource - v podokně doplňku s žádostí vyberte příkaz "..." - Uložit e-mail do deníku požadavku nebo klikněte na příkaz Uložit v panelu zpráv zobrazeném v horní části požadavku.
   Doplněk pro pracovní plochu - klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail v seznamu a vyberte příkaz Uložit do protokolu požadavku.
4. E-mail se zobrazí v komunikaci s žádostí v panelu doplňku. Získané zprávy se do protokolu žádostí ukládají s časem odeslání, a proto se při řazení podle sloupce Datum nemusí zobrazit hned na začátku protokolu, ale jsou umístěny chronologicky za případnými novějšími záznamy.

Vytvoření nové položky aplikace Outlook z požadavku

V doplňku pro pracovní plochu můžete z požadavku, který je aktuálně zobrazen v podokně úloh, vytvořit novou položku aplikace Outlook, tj. e-mailovou zprávu, schůzku, schůzku nebo úkol. Použijte příkaz Nová položka z požadavku v horní části podokna úloh.
Ve formuláři aplikace Outlook pro vytvoření položky se řádek předmětu automaticky vyplní značkou a názvem vybraného požadavku

Nastavení doplňku

Chcete-li nastavit doplněk AppSource, klikněte na ikonu Nastavení v horní části podokna doplňku. Chcete-li nastavit doplněk pro pracovní plochu, použijte příkaz Soubor - Nastavení doplňku ALVAO

 

Nenašli jste co jste hledali? Zeptejte se našeho týmu technické podpory.