Dokumenty

Můžete sledovat různé druhy dokumentů na stránce Documents.

Pro seznam dostupných typů dokumentu viz Nový dokument formulář - pole Typ dokumentu. Na stránce Documents najdete také předávací protokoly vydané Object - Tisk příkaz.

Můžete přiřadit jednotlivé dokumenty:

• Objekty - viz záložka Objects - Object - Attachments - příkaz Přidat dokumenty.
• Software licence - viz Software - Licenses - Software licence - příkaz Záložka Příloha - Přidat dokument.

Dokumenty jsou uloženy v složkách dokumentů. Složky můžete spravovat v Administraci - Asset Management - Složky dokumentů. Ve výchozím nastavení existuje jediná složka Všechny dokumenty, která ukládá všechny dokumenty. Můžete omezit přístup uživatele k dokumentům nastavením oprávnění pro jednotlivé složky.

ID dokumentu se používá především jako id běžných papírových dokumentů. Databázi můžete vyhledat pro ID dokumentů, které souvisejí s daným majetkem. Poté by mělo být možné vysledovat papírové dokumenty ve fyzickém nebo elektronickém archivu po id. Případně můžete dokumenty převést na elektronickou formu (skenování) a uložit do databáze Alvao.

Skenování dokumentu

Papírový dokument lze přímo naskenovat a připojit jako přílohu k dokumentu. Při vytváření nového dokumentu nad tabulkou příloh vyberte Scan z místního menu. Toto otevře okno s výběrem nalezených skenerů. Po výběru zařízení se objeví okno se skenovacím nastavením. Po potvrzení možností skenování začne. Výsledný obrázek je uložen jako příloha dokumentu v databázi. Soubory s naskenovanými dokumenty jsou pojmenovány Scan1.jpg, Scan2.jpg, atd.

Poznámka

Vzhled a možnosti skenovacího okna závisí na skenování, které používáte. Pro některé typy skenerů se skenování může spustit okamžitě, aniž by se zobrazilo okno nastavení skenování.