Předávací protokoly

Předávací protokol je dokument, který při převodu majetku slouží jako důkaz, že převodce předal majetek příjemci a že příjemce majetek převzal.

Alvao obsahuje následující typy protokolů o předávání:

• Vnitřní - pohyb majetku uvnitř organizace, obvykle mezi skladem majetku a zaměstnancem.
  • Rozdílový - pouze majetek, který je aktuálně převáděň, je zapsán do protokolu. Aby bylo možné zdokumentovat majetek v současné době držený konkrétním příjemcem, je nezbytné vysledovat všechny historické záznamy transferů pro tohoto příjemce nebo odesilatele.
  • Souhrnný - obsahuje úplný seznam majetku, který má příjemce v době vydání protokolu, tj. majetek byl v minulosti převeden na příjemce a ještě nebyl vrácen. Poslední protokol vydaný pro daného příjemce nahrazuje všechny jeho předchozí protokoly, které proto není třeba archivovat.

Tento typ protokolu doporučujeme používat při předávání svěřeného majetku zaměstnancům. Na druhou stranu u příjemců, kteří jsou odpovědní za velký počet majetku, nemusí být praktické vydávat několikastránkovou souhrnnou zprávu pro každý převod aktiv. V takovém případě je jedinou možností archivovat rozdílové protokoly. Případně můžete u těchto příjemců kombinovat oba přístupy, např. vydávat rozdílové zprávy v průběhu roku a jednou ročně vydat souhrnnou zprávu, která nahradí archiv do té doby vydaných rozdílových zpráv a může také sloužit jako podklad pro příjemce k inventarizaci majetku, za který je odpovědný.

• Vnější - převod majetku mimo organizaci, např. mezi organizací a servisní společností.

Přípravný sklad

Technik, který předává majetek zaměstnanci, ho musí často nejprve prostředek připravit k používání, např. nainstalovat do počítače potřebné aplikace atd. Stejně tak při převzetí vráceného majetku od zaměstnance je třeba majetek připravit k uložení, např. vymazat obsah pevných disků počítače apod. Ve stromu objektů můžete pro každého technika vytvořit objekt pro tyto úkoly podle šablony Přípravný sklad. V poli Za majetek zodpovídá zadejte jméno technika.

Pokud technik připravuje několik přesunů majetku najednou, může pro každý probíhající přesun vytvořit samostatnou pracovní složku ve svém přípravném skladu.

Převod majetku na zaměstnance

1. Přesuňte majetky ve stromu objektů z skladu do vašeho přechodného skladu, pokud jej používáte.
2. Připravte majetek pro použití.
3. Fyzicky předejte majetek příjemci a zároveň: 4. Ve stromu objektů přesuňte majetek pod příjemce.
4. Pokud chcete vystavit souhrnnou zprávu, vyberte příjemce ve stromu. Pokud chcete vydat zprávu distributivní ve stromu (nebo na záložce podřazených objektů), vyberte pouze majetek, který byl právě přesunut.
5. Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu protokolu.
6. Upravte nebo doplňte chybějící údaje.
7. Protokol vytiskněte dvakrát na papír.
8. Obě kopie musí být podepsány vámi a příjemcem.
9. Jednu kopii předejte příjemci a druhou uložte do archivu.

Tip

Vnitřní předávací protokoly nemusíte tisknout na papír, archivovat v papírové podobě ani skenovat do elektronického archivu. Příjemci si je mohou ověřit přímo v aplikaci ve formátu PDF. Tato funkčnost je součástí modulu ALVAO Electronic Handover Forms.

Přijetí vráceného majetku od zaměstnance

1. Fyzicky převezměte vrácený majetek od zaměstnance a zároveň: 2. Přesuňte vlastnost ve stromu objektů do vašeho přípravného skladu, pokud jej používáte.
2. Pokud chcete vystavit souhrnný report, vyberte zaměstnance ve stromu. Pokud chcete vydat protokol distributivní ve stromu (nebo na záložce podřazených objektů), vyberte pouze majetek, který byl právě vrácen.
3. Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu protokolu.
4. Upravte nebo doplňte chybějící údaje.
5. Dvakrát protokol vytiskněte na papír.
6. Obě kopie musí být podepsány vámi a příjemcem.
7. Jednu kopii předejte zaměstnanci a druhou uložte do archivu.
8. Připravte následně vrácený majetek k uskladnění.
9. Fyzicky uložte vrácenou vlastnost do skladu a přesuňte objekty ve stromu objektů.

Svěřený majetek zaměstnanci

Při odchodu zaměstnance z organizace vystavte po vrácení veškerého svěřeného majetku (nevyplněný) souhrnný předávací protokol v listinné podobě jako doklad o vrácení veškerého svěřeného majetku.

Archiv předávacích protokolů

Archiv zveřejněných vnitřních předávacích protokolů lze najít v AM Console - Nástroje - Seznamy - Dokumenty. Pro každý interní předávací protokol je automaticky vytvořen dokument s předávacím protokolem jako přílohou PDF.

Poznámka

Viz Vnitřní předávací protokol - Vytvořit nový dokument, nebo Správa - Asset Management - Nastavení - Obecné - Možnost Vytvořit nový dokument ve formuláři předání bude ve výchozím nastavení povolena.

Tip

Čísla vnitřních předávacích formulářů mohou být automaticky generována v číselné posloupnosti.