Přeskočit na hlavní obsah

Handover protocols

Zpráva o přemístění je dokument, který při převodu majetku slouží jako důkaz o tom, že převodce předal majetek příjemci, a , že příjemce majetek přijal.

Alvao obsahuje následující typy protokolů o předávání:

  • Interní- pohyb majetku uvnitř organizace, obvykle mezi skladem majetku a zaměstnancem.
    • Zprostředkovatelný - pouze aktiva, která jsou aktuálně převáděna, jsou zapsána do logu. Aby bylo možné zdokumentovat aktiva v současné době držená konkrétním příjemcem, je nezbytné vysledovat všechny historické záznamy transferů pro tohoto příjemce nebo převodce.
    • Shrnutí - obsahuje úplný seznam majetku, který má příjemce v době vydání protokolu, tj. . majetek byl v minulosti převeden na příjemce a ještě nebyl vrácen. Poslední protokol vydaný pro dané příjemce nahrazuje všechny své předchozí protokoly, které proto není třeba archivovat.

Doporučujeme použít tento typ protokolu pro převod majetku svěřeného zaměstnancům. Na druhé straně pro příjemce, kteří jsou odpovědní za velký počet aktiv , nemusí být praktické vydat vícestránkový souhrn pro každý převod aktiv. V takovém případě je jedinou možností archivovat logy rozdílů. Případně můžete kombinovat oba přístupy pro tyto příjemce, např. vydává zprávy o rozdílech v průběhu roku a jednou ročně vydává souhrnnou zprávu , která nahrazuje archiv zpráv o rozdílech vydaných k tomuto bodu a může rovněž sloužit jako základ pro převzetí aktiv , za něž je odpovědný příjemce.

  • Externí - převod majetku mimo organizaci, např. mezi organizací a servisní společností.

Přípravný sklad​

Technika, který předává aktivum zaměstnanci, musí často nejprve připravit aktivum pro použití. instalujte potřebné aplikace na počítač atd. Stejně tak musí být při příjmu vráceného majetku od zaměstnance majetek připraven ke skladování. . smazání obsahu pevného disku počítače, atd. Ve stromu objektu můžete vytvořit objekt pro každého technika pro tyto úkoly podle šablony Příprava skladu. V Odpovědnost za majetek uveďte jméno technika.

Pokud technici připravují několik pohybů aktiv současně, mohou vytvořit samostatnou pracovní složku v jejich přípravném skladu pro každý pohyb v .

Převod majetku na zaměstnance​

  1. Přesuňte majetek ve stromu objektů ze skladu do svého přípravného skladu , pokud jej používáte.
  2. Připravte vlastnost pro použití.
  3. Fyzicky převede aktivum na příjemce, pokud:
  4. Ve stromu objektů přesuňte majetek pod příjemce.
  5. Pokud chcete provést shrnutí zprávu, vyberte příjemce ve stromu. Pokud chcete vydat zprávu distributivní ve stromu (nebo na záložce dětských objektů), vyberte pouze majetek, který byl právě přesunut.
  6. Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu záznamu.
  7. Upravit nebo přidat chybějící data.
  8. Vytiskněte protokol dvakrát na papíře.
  9. Obě kopie, které podepíšete vy i příjemce.
  10. Dejte jednu kopii příjemci a druhou nahlaste do archivů.
Tip

Nemusíte tisknout interní protokoly předání na papíře ani je archivovat v papírové podobě ani je naskenovat do elektronického archivu. Příjemci je mohou ověřit přímo ve formátu PDF. Tato funkce je součástí modulu ALVAO Electronic Handover Fors .

Přijetí vráceného majetku od zaměstnance​

  1. Fyzicky akceptovat vrácený majetek od zaměstnance, když:
  2. Přesuňte vlastnost v object tree do vašeho přípravného skladu , pokud ji používáte.
  3. Pokud chcete napsat zprávu shrnutí, vyberte zaměstnance ve stromu. Pokud chcete vydat protokol distributivní ve stromu (nebo na záložce dětských objektů), vyberte pouze majetek, který byl právě vrácen.
  4. Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu záznamu.
  5. Upravit nebo přidat chybějící data.
  6. Vytiskněte protokol dvakrát na papíře.
  7. Obě kopie, které podepíšete vy i příjemce.
  8. Dej jednu kopii zaměstnanci a naskenuj druhý do archivů.
  9. Připravte následně vrácený majetek pro skladování.
  10. Fyzicky uložte vrácenou vlastnost ve skladu a přesuňte objekty do stromu objektů.

Zaměstnanecký plat​

For an employee leaving the organization, upon return of all entrusted property, issue a (blank) summary handover protocol in paper form as evidence that all entrusted property has been returned.

Archiv protokolů předání​

Archiv zobrazených interních protokolů o předání naleznete v AM Console - Nástroj - Seznamy - Documents. Pro každý interní předací protokol je document automaticky vytvořen, protokol předání je přílohou PDF.

Poznámka

Viz Transfer Protocol Interní - Generovat nový dokument nebo Administrace - Správa aktiv - Nastavení - General - Volba "Vygenerovat nový dokument" v protokolu přesměrování bude ve výchozím nastavení povolena.

Tip

Interní čísla protokolu předání mohou být automaticky generována v numerické sekvenci.