Handover protocols
Předávací protokol je dokument, který při převodu majetku slouží jako důkaz, že převodce předal majetek příjemci a že příjemce majetek převzal.
Alvao obsahuje následující typy protokolů o předávání:
- Interní- pohyb majetku uvnitř organizace, obvykle mezi skladem majetku a zaměstnancem.
- Zprostředkovatelný - pouze aktiva, která jsou aktuálně převáděna, jsou zapsána do logu. Aby bylo možné zdokumentovat aktiva v současné době držená konkrétním příjemcem, je nezbytné vysledovat všechny historické záznamy transferů pro tohoto příjemce nebo převodce.
- Shrnutí - obsahuje úplný seznam majetku, který má příjemce v době vydání protokolu, tj. . majetek byl v minulosti převeden na příjemce a ještě nebyl vrácen. Poslední protokol vydaný pro dané příjemce nahrazuje všechny své předchozí protokoly, které proto není třeba archivovat.
Tento typ protokolu doporučujeme používat při předávání svěřeného majetku zaměstnancům. Na druhou stranu u příjemců, kteří jsou odpovědní za velký počet aktiv, nemusí být praktické vydávat několikastránkovou souhrnnou zprávu pro každý převod aktiv. V takovém případě je jedinou možností archivovat rozdílové protokoly. Případně můžete u těchto příjemců kombinovat oba přístupy, např. vydávat rozdílové zprávy v průběhu roku a jednou ročně vydat souhrnnou zprávu, která nahradí archiv do té doby vydaných rozdílových zpráv a může také sloužit jako podklad pro příjemce k inventarizaci majetku, za který je odpovědný.
- Externí - převod majetku mimo organizaci, např. mezi organizací a servisní společností.
Přípravný sklad
Technik, který předává prostředek zaměstnanci, musí často nejprve prostředek připravit k používání, např. nainstalovat do počítače potřebné aplikace atd. Stejně tak při převzetí vráceného majetku od zaměstnance je třeba majetek připravit k uložení, např. vymazat obsah pevných disků počítače apod. Ve stromu objektů můžete pro každého technika vytvořit objekt pro tyto úkoly podle šablony Sklad přípravy. V vlastnosti Zodpovědný za majetky uveďte jméno technika.
Pokud technik připravuje několik přesunů majetku najednou, může pro každý probíhající přesun vytvořit samostatnou pracovní složku ve svém stagingovém skladu.
Převod majetku na zaměstnance
- Přesuňte majetky ve stromu objektů z skladu do vašeho přechodného skladu, pokud jej používáte.
- Připravte vlastnost pro použití.
- Fyzicky předejte majetek příjemci a zároveň: 4. Ve stromu objektů přesuňte aktivum pod příjemce.
- Pokud chcete vystavit souhrnnou zprávu, vyberte příjemce ve stromu. Pokud chcete vydat zprávu distributivní ve stromu (nebo na záložce podřazených objektů), vyberte pouze majetek, který byl právě přesunut.
- Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu protokolu.
- Upravte nebo doplňte chybějící údaje.
- Protokol vytiskněte dvakrát na papír.
- Obě kopie musí být podepsány vámi a příjemcem.
- Jednu kopii předejte příjemci a druhou uložte do archivu.
Interní předávací protokoly nemusíte tisknout na papír, archivovat v papírové podobě ani skenovat do elektronického archivu. Příjemci si je mohou ověřit přímo v aplikaci ve formátu PDF. Tato funkčnost je součástí modulu ALVAO Elektronických formulářů předání.
Přijetí vráceného majetku od zaměstnance
- Fyzicky převezměte vrácený majetek od zaměstnance a zároveň: 2. Přesuňte vlastnost ve stromu objektů do vašeho přechodného skladu, pokud jej používáte.
- Pokud chcete vystavit souhrnnou zprávu, vyberte zaměstnance ve stromu. Pokud chcete vydat protokol distributivní ve stromu (nebo na záložce podřazených objektů), vyberte pouze majetek, který byl právě vrácen.
- Použijte příkaz Tisk a vyberte příslušnou šablonu protokolu.
- Upravte nebo doplňte chybějící údaje.
- Protokol vytiskněte dvakrát na papír.
- Obě kopie musí být podepsány vámi a příjemcem.
- Jednu kopii předejte zaměstnanci a druhou uložte do archivu.
- Připravte následně vrácený majetek k uskladnění.
- Fyzicky uložte vrácenou vlastnost do skladu a přesuňte objekty ve stromu objektů.
Zaměstnanecký plat
Při odchodu zaměstnance z organizace vystavte po vrácení veškerého svěřeného majetku (nevyplněný) souhrnný předávací protokol v listinné podobě jako doklad o vrácení veškerého svěřeného majetku.
Archiv protokolů předání
Archiv zveřejněných interních předávacích protokolů lze najít v AM Console - Nástroje - Seznamy - Dokumenty. Pro každý interní předávací protokol je automaticky vytvořen dokument s předávacím protokolem jako přílohou PDF.
Viz Vnitřní přenosový protokol - Vytvořit nový dokument, nebo Správa - Asset Management - Nastavení - Obecné - Možnost Vytvořit nový dokument ve formuláři předání bude ve výchozím nastavení povolena.
Čísla vnitřních předávacích formulářů mohou být automaticky generována v číselné posloupnosti.