Přeskočit na hlavní obsah

ALVAO for Outlook

ALVAO for Outlook je doplněk pro Microsoft Outlook, který umožňuje pracovat s požadavky v ALVAO Service Desk přímo v aplikaci Outlook.

K dispozici jsou následující dvě možnosti:

  • AppSource doplněk - tento doplněk je přístupný z AppSource který může být nasazen centrálně v celé organizaci. Uživatelé mohou doplněk používat ve webové i desktopové verzi aplikace Outlook. Tato možnost je k dispozici pouze s předplatným ALVAO SaaS.
  • Desktop add-in - tento doplněk je distribuován jako instalační balíček systému Windows (.msi). Chcete-li tento doplněk používat, musí být balíček nainstalován lokálně v počítači se systémem Windows a v aplikaci Outlook na ploše. Tato možnost je k dispozici jak pro SaaS, tak pro. Tato možnost je k dispozici jak pro SaaS, tak pro v prostoru ALVAO nabídky.

Zobrazení požadavků​

Vyberte e-mail v aplikaci Outlook.

Přidání AppSource​

  • V případě webové aplikace Outlook, vyberte e-mail. V panelu e-mailu otevřete menu "..." a vyberte příkaz ALVAO.

    Tip

    Chcete-li připnout příkaz k zprávě, otevřete nabídku "...", vyberte příkaz Přizpůsobit akce a zaškrtněte příkaz ALVAO.

  • V případě aplikace desktop Outlook přejděte do nabídky "..." a vyberte příkaz Související požadavek.

    Tip

    Chcete-li připnout příkaz na pás karet, otevřete nabídku "...", klikněte pravým tlačítkem na příkaz Související tiket a vyberte příkaz Připnout na pás karet.

Pokud vybraný email obsahuje v předmětu štítek Alvao tiketu, např. T123ALVAO, odpovídající tiket se zobrazí v panelu doplňku.

Kliknutím na ikonu Otevřít v novém okně v pravém horním rohu otevřete stránku požadavku ve webovém prohlížeči.

Přídavek na plochu​

V desktopové aplikaci Outlook vyberte "...". - ALVAO - Zobrazit úkolový panel příkaz. Pokud vybraný e-mail obsahuje v předmětu označení požadavku ALVAO, zobrazí se panel úkolů s odpovídajícím ticketem v ALVAO. Pokud provedete jakoukoli operaci s požadavkem v podokně úloh, podokno se uzamkne a nepřepne se automaticky na požadavek podle nově vybraného e-mailu. Chcete-li podokno odemknout, použijte příkaz Obnovit v horní části podokna úloh.

Chcete-li požadavek zobrazit ve webovém prohlížeči, klikněte na ikonu Otevřít v novém okně v horní části podokna úloh nebo klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail v seznamu a použijte příkaz Zobrazit požadavek.

Vytvoření nového požadavku z e-mailu​

Chcete-li v systému Alvao vytvořit požadavek na základě e-mailu, který ještě není spojen s žádným požadavkem, použijte následující postup.

  1. V aplikaci Outlook, vyberte e-mail bez značky Alvao požadavek ve svém předmětu.
  2. Doplněk AppSource - v podokně doplňku klikněte na tlačítko Vytvořit nový požadavek. Desktop doplněk - klikněte pravým tlačítkem na e-mail v seznamu a zvolte příkaz Nový ticket z e-mailu.
  3. Volitelně upravte informace o novém požadavku a odešlete formulář.
  4. Nově vytvořený požadavek se zobrazí z panelu doplňku.

Uložit e-mail do protokolu požadavku​

Chcete-li uložit vybraný e-mail, který nemá v předmětu tag požadavku nebo není uložen v protokolu požadavku (např. proto, že nebyl odeslán v kopii do servisní schránky), do protokolu existujícího požadavku, použijte následující postup.

  1. Ve aplikaci Outlook, vyberte e-mail.
  2. Pokud předmět e-mailu neobsahuje žádnou značku požadavku Alvao, najděte v podokně doplňku odpovídající požadavek. V doplňku AppSource použijte tlačítko Najít existující požadavek nebo klikněte na požadavek v jedné z částí Poslední komunikace s odesílatelem a Posledně zobrazené požadavky. V Přídavku na plochu, použijte vyhledávací pole v horní části úkolového panelu.
  3. AppSource doplněk - v panelu přidávání s požadavkem zvolte "..." - Příkaz Uložit e-mail do protokolu požadavku nebo klikněte na příkaz Uložit na panelu zpráv zobrazeném v horní části požadavku. Desktop add-in - klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail v seznamu a vyberte příkaz Uložit do protokolu požadavků.
  4. E-mail se zobrazí ve komunikaci s požadavkem v panelu s doplňkem. Získané zprávy se do protokolu požadavků ukládají s časovým razítkem odeslání e-mailu, a proto se při řazení podle sloupce Datum nemusí zobrazit hned na začátku protokolu, ale jsou chronologicky seřazeny za posledními záznamy.

Vytvořit novou položku Outlook z požadavku​

V desktopovém doplňku, můžete vytvořit novou položku aplikace Outlook, tj. e-mailová zpráva, schůzka, schůzka nebo schůzka z požadavku, která je v současné době zobrazena v panelu úkolů. Použijte příkaz Nová položka z požadavku v horní části podokna úloh. Ve formuláři aplikace Outlook pro vytvoření položky se řádek předmětu automaticky vyplní značkou a názvem vybraného požadavku.

Nastavení doplňku​

Chcete-li nastavit AppSource doplněk, klepněte na ikonu Nastavení v horní části panelu doplňků. K nastavení desktop doplňku použijte příkaz Soubor - Nastavení ALVAO doplňku příkaz.