Přeskočit na hlavní obsah

ALVAO pro Outlook

ALVAO pro Outlook je doplněk pro Microsoft Outlook, který umožňuje pracovat s požadavky v ALVAO Service Desk přímo v aplikaci Outlook.

K dispozici jsou následující dvě možnosti:

  • DoplněkAppSource - tento doplněk je přístupný z AppSource, který lze nasadit centrálně v celé organizaci. Uživatelé mohou doplněk používat ve webové i desktopové verzi aplikace Outlook. Tato možnost je k dispozici pouze s předplatným ALVAO SaaS.
  • Desktop add-in - tento doplněk je distribuován jako instalační balíček systému Windows (.msi). Chcete-li tento doplněk používat, musí být balíček nainstalován lokálně v počítači se systémem Windows a v aplikaci Outlook na ploše. Tato možnost je k dispozici jak pro SaaS, tak pro. Tato možnost je k dispozici jak pro SaaS, tak pro v prostoru ALVAO nabídky.

Zobrazení požadavků​

Vyberte e-mail v aplikaci Outlook.

Přidání AppSource​

  • V případě webové aplikace Outlook, vyberte e-mail. V e-mailové liště otevřete menu "..." a vyberte příkaz ALVAO.

    Tip

    Chcete-li připnout příkaz ke zprávě, otevřete menu "...", vyberte příkaz Přizpůsobit a zkontrolujte příkaz ALVAO.

  • V případě aplikace desktop Outlook přejděte do nabídky "..." a vyberte příkaz Související tip.

    Tip

    Pro připnutí příkazu do lišty otevřete menu "...", klikněte pravým tlačítkem myši Související požadavek a vyberte příkaz Připnout k Ribbonu.

Pokud vybraný e-mail obsahuje značku alvao požadavku v předmětu, např. T123ALVAO, bude odpovídající požadavek zobrazen v panelu add-in box.

Kliknutím na ikonu Otevřít v novém okně v pravém horním rohu otevřete stránku tiketu ve webovém prohlížeči.

Přídavek na plochu​

V desktopové aplikaci Outlook vyberte "..." - ALVAO - příkaz Zobrazit podokno úloh. Pokud vybraný e-mail obsahuje v předmětu značku tiketu Alvao, zobrazí se podokno úloh s odpovídajícím tiketem v Alvao. Pokud provedete jakoukoli operaci s tipem v podokně úloh, podokno se uzamkne a nepřepne se automaticky na tip podle nově vybraného e-mailu. Chcete-li podokno odemknout, použijte příkaz Obnovit v horní části podokna úloh.

Chcete-li tiket zobrazit ve webovém prohlížeči, klikněte na ikonu Otevřít v novém okně v horní části podokna úloh nebo klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail v seznamu a použijte příkaz Zobrazit tiket.

Vytvoření nového požadavku z e-mailu​

Chcete-li v systému Alvao vytvořit tip na základě e-mailu, který ještě není spojen s žádným tipem, použijte následující postup.

  1. V aplikaci Outlook, vyberte e-mail bez značky Alvao požadavek ve svém předmětu.
  2. Doplněk AppSource - v podokně doplňku klikněte na tlačítko Vytvořit nový tip. Desktop add-in - klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail v seznamu a vyberte příkaz Nový tip z e-mailu.
  3. Volitelně upravte informace o novém požadavku a odešlete formulář.
  4. Nově vytvořený požadavek se zobrazí z panelu doplňku.

Uložit e-mail do protokolu požadavku​

Chcete-li uložit vybraný e-mail, který nemá v předmětu tag tiketu nebo není uložen v protokolu tiketu (např. proto, že nebyl odeslán v kopii do servisní schránky), do protokolu existujícího tiketu, použijte následující postup.

  1. Ve aplikaci Outlook, vyberte e-mail.
  2. Pokud předmět e-mailu neobsahuje žádnou značku tiketu Alvao, najděte v podokně doplňku odpovídající tiket. V doplňku AppSource použijte tlačítko Najít existující tip nebo klikněte na tip v jedné z částí Poslední komunikace s odesílatelem a Posledně zobrazené tipy. V Přídavku na plochu, použijte vyhledávací pole v horní části úkolového panelu.
  3. AppSource doplněk - v panelu přidávání s požadavkem zvolte "..." - Příkaz Uložit e-mail do protokolu tipu nebo klikněte na příkaz Uložit na panelu zpráv zobrazeném v horní části tipu. Desktop add-in - klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail v seznamu a vyberte příkaz Uložit do protokolu tipů.
  4. E-mail se zobrazí ve komunikaci s požadavkem v panelu s doplňkem. Získané zprávy se do protokolu tipů ukládají s časovým razítkem odeslání e-mailu, a proto se při řazení podle sloupce Datum nemusí zobrazit hned na začátku protokolu, ale jsou chronologicky seřazeny za posledními záznamy.

Vytvořit novou položku Outlook z požadavku​

V desktopovém doplňku, můžete vytvořit novou položku aplikace Outlook, tj. e-mailová zpráva, schůzka, schůzka nebo schůzka z požadavku, která je v současné době zobrazena v panelu úkolů. Použijte příkaz Nová položka z tipu v horní části podokna úloh. Ve formuláři aplikace Outlook pro vytvoření položky se řádek předmětu automaticky vyplní značkou a názvem vybraného tipu.

Nastavení doplňku​

Chcete-li nastavit AppSource doplněk, klepněte na ikonu Nastavení v horní části panelu doplňků. Chcete-li nastavit příkaz přidat plochu, použijte příkaz Soubor - ALVAO Add-in Settings.