Kontrola webového majetku
Webová inventura slouží k inventarizaci majetku, za který jsou zodpovědní jednotliví uživatelé, a to přímo těmito uživateli. Během inventury ve webové aplikaci Alvao uživatelé ve formuláři se seznamem majetku, za který jsou odpovědní, označí nalezené a nenalezené položky.
V porovnání s tradičními postupy inventarizace, ať už pomocí tištěných inventárních seznamů nebo snímačů čárových kódů, je tato metoda výrazně rychlejší a efektivnější.
Základní nastavení
- V Administrace - Nastavení:
- V Administration - Asset Management - Settings na stránce Web asset check v textu nastavte správnou URL adresu odkazu na stránku Asset check (https://<WebApp>/Alvao/AssetCheck domain) v textu oznámení. Upravte text oznámení podle potřeby
Pokud vám nevyhovuje výchozí nastavení sloupců formuláře Webový majetek v aplikaci Alvao, nastavte požadované zobrazení pro libovolného uživatele a poté přepište profily ostatních uživatelů tímto profilem Výchozí nastavení - kontrola webového majetku - uživatelé odpovědní pouze za jim přidělený majetek nebo Výchozí nastavení - kontrola webového majetku - uživatelé odpovědní za majetek oddělení. (tj. jsou odpovědné i za majetek, který není ve stromu pod nimi, viz vlastnost Osoba odpovědná za majetek).
Kontrola majetku
Proveďte inventuru a vytvořte soubor čtenáře s povolenou možností Kontrola webových prostředků. Webovou inventuru lze provést pouze u majetku, za který je někdo odpovědný, tj. má vyplněnou (nebo zděděnou) vlastnost Osoba odpovědná za majetek.
V rámci jedné inventury můžete vytvořit další soubory čtenářů pro fyzickou inventuru a obě metody inventury takto kombinovat. Jedno aktivum může být uvedeno jak v aktuálním souboru čtenáře, tak ve webovém inventárním souboru. Pokud je majetek inventarizován čtenářem dříve, než je inventarizován prostřednictvím webu, zobrazí se uživateli ve formuláři jako již potvrzený.
Odesílání oznámení
Odesílání oznámení uživatelům, kteří budou provádět webovou inventuru, s informacemi o inventuře:
- V hlavní nabídce konzoly AM otevřete okno inventáře příkazem Nástroje - Inventář majetku.
- Použijte příkaz Web asset check - Odeslat oznámení.
- Před odesláním zprávy se otevře okno webového prohlížeče s náhledem zprávy. Je důležité, aby oznámení obsahovalo správný odkaz na stránku Kontrola majetku, prostřednictvím které uživatelé potvrdí svůj majetek.
- Zkontrolujte text oznámení a pak stiskněte tlačítko Odeslat. Oznámení bude odesláno všem uživatelům, kteří jsou odpovědní za majetek v čtečce.
Během procesu inventarizace můžete uživatelům po určité době znovu zasílat oznámení. Oznámení se odešle pouze uživatelům, kteří ve formuláři webové aplikace ještě neoznačili všechna aktiva, za která jsou odpovědní.
Potvrzení majetku uživateli
Uživatelé obdrží oznámení o probíhající inventuře a zobrazí formulář Kontrola majetku prostřednictvím uvedeného odkazu. Ve formuláři zkontrolují údaje o majetku a potvrdí, zda majetek odpovídá zadaným údajům. Pokud mají k objektu nějaké další připomínky, mohou napsat zprávu správci objektu.
Uživatelé mohou formulář Kontrola majetku zobrazit také pomocí příkazu Uživatelská nabídka - Kontrola majetku. Příkaz se v nabídce zobrazí pouze v případě, že probíhá inventura majetku, tj. inventura je otevřená.
Text na formuláři lze změnit na stránce Administrace - Správa aktiv - Nastavení - Kontrola webových aktiv.
Zpracování výsledků
Jakmile jednotliví uživatelé začnou ověřovat svá aktiva, začnou se v okně Kontrola aktiv průběžně zobrazovat výsledky v horní tabulce ve sloupcích Datum kontroly aktiv, Stav a Zpráva pro správce aktiv. Výsledky můžete průběžně zpracovávat, viz Kontrola majetku. Případně můžete uživatelům po určité době znovu zaslat oznámení. Oznámení budou zasílána pouze uživatelům, kteří ještě nepotvrdili všechna svá aktiva.