Kontrola webového majetku
Webová inventura slouží k inventarizaci majetku, za který jsou zodpovědní jednotliví uživatelé, a to přímo těmito uživateli. Během inventury ve webové aplikaci Alvao uživatelé ve formuláři se seznamem majetku, za který jsou odpovědní, označí nalezené a nenalezené položky.
V porovnání s tradičními postupy inventarizace, ať už pomocí tištěných inventárních seznamů nebo snímačů čárových kódů, je tato metoda výrazně rychlejší a efektivnější.
Základní nastavení
- V Správa - Nastavení:
- V Administration - Asset Management - Nastavení na stránce Web asset check nastavte v textu správnou URL odkazu na stránku Inventura (https://<WebApp>/Alvao/AssetCheck doména) v textu oznámení. Upravte text oznámení podle potřeby
Pokud vám nevyhovuje výchozí nastavení sloupců formuláře Webový majetek v aplikaci Alvao, nastavte požadované zobrazení pro libovolného uživatele a poté přepište profily ostatních uživatelů tímto profilem Výchozí nastavení - kontrola webového majetku - uživatelé odpovědní pouze za jim přidělený majetek nebo Výchozí nastavení - kontrola webového majetku - uživatelé odpovědní za majetek oddělení. (tj. jsou odpovědné i za majetek, který není ve stromu pod nimi, viz vlastnost Osoba odpovědná za majetek).
Kontrola majetku
Vést inventuru a vytvořte čtenářský soubor s povolenou možností Kontrola webových aktiv. Webová inventura může být provedena pouze pro majetek, za který někdo zodpovídá, tj. má vyplněnou (nebo zděděnou) vlastnost Za majetek zodpovídá.
V rámci jedné inventury můžete vytvořit další čtenářské soubory pro fyzickou inventuru a tímto způsobem kombinovat oba způsoby inventarizace. Jedno aktivum může být uvedeno jak v aktuálním souboru čtenáře, tak ve webovém inventárním souboru. Pokud je majetek inventarizován čtenářem dříve, než je inventarizován prostřednictvím webu, zobrazí se uživateli ve formuláři jako již potvrzený.
Odesílání oznámení
Odesílání oznámení uživatelům, kteří budou provádět webovou inventuru, s informacemi o inventuře:
- V hlavní nabídce konzoly AM otevřete okno inventáře příkazem Nástroje - Inventář majetku.
- Použijte příkaz Web asset check - Odeslat oznámení.
- Před odesláním zprávy se otevře okno webového prohlížeče s náhledem zprávy. Je důležité, aby oznámení obsahovalo správný odkaz na stránku Kontrola majetku, prostřednictvím které uživatelé potvrdí svůj majetek.
- Zkontrolujte text oznámení a pak stiskněte tlačítko Odeslat. Oznámení bude odesláno všem uzivatelům, kterí jsou odpovědný za majetek v souboru ctenáře.
Během procesu inventarizace můžete uživatelům po určité době znovu zasílat oznámení. Oznámení se odešle pouze uživatelům, kteří ve formuláři webové aplikace ještě neoznačili všechna aktiva, za která jsou odpovědní.
Potvrzení majetku uživateli
Uživatelé obdrží oznámení o probíhající inventuře a zobrazí formulář Kontrola majetku prostřednictvím uvedeného odkazu. Ve formuláři zkontrolují údaje o majetku a potvrdí, zda majetek odpovídá zadaným údajům. Pokud mají k objektu nějaké další připomínky, mohou napsat zprávu správci objektu.
Uživatelé mohou formulář Kontrola majetku zobrazit také pomocí příkazu Uživatelská nabídka - Kontrola majetku. Příkaz se v nabídce zobrazí pouze v případě, že probíhá inventura majetku, tj. inventura je otevřená.
Text na formuláři lze změnit na stránce Správa - Asset Management - Nastavení - Kontrola webových aktiv.
Zpracování výsledků
Když jednotliví uživatelé začnou ověřovat svůj majetek, okno Inventura začne kontinuálně zobrazovat výsledky v horní tabulce ve sloupcích Datum inventury, Stav a Zpráva pro správce majetku. Můžete nepřetržitě zpracovávat výsledky, viz Inventura. Alternativně můžete znovu odesílat oznámení uživatelům po určité době. Oznámení budou zasílána pouze uživatelům, kteří ještě nepotvrdili všechna svá aktiva.