Schválení požadavku

Požadavky mohou podléhat schválení odpovědných osob. Můžete povolit schválení pro jednotlivé stavy požadavků v Správa - Service Desk - Procesy - Pracovní postup - Upravit - sekci Schválení - výběrem Z tohoto stavu můžete přejít - Do stavů na základě výsledku schvalování.

Pro zahájení a průběh schvalování požadavku z pohledu řešitele a schvalovatele, viz Schválení požadavku.

Schvalovací programy

Schválení požadavků lze automatizovat podle konkrétního schvalovacího schématu. Můžete upravit schémata schválení v Správa - Service Desk - Schémata schválení.

Schválení e-mailem

Schvalovatelé mohou pohodlně schvalovat a odmítat požadavky e-mailem bez nutnosti používat Alvao. Jednoduše vložte šablonu zprávy pro schválení do \[\$ApprovalByEmail\$\].

Schvalovací případy

Možnosti schválení v různých fázích životního cyklu požadavku zobrazíme s příkladem jednoduchého procesu Správa změn v systému ERP. Žadatel předloží požadavek, která postupuje prostřednictvím následujících stavů:

Stav požadavku	Schvalování
Schválení požadavku	Stav schválení - Když je vytvořen nový požadavek, schválení je automaticky spuštěno podle schválení požadavku na změnu v systému ERP (Step 1 = přímý inspektor žadatele, Krok 2 = Klíčová skupina uživatelů ERP). Po schválení se požadavek automaticky přesune do následujícího stavu. Pokud bude zamítnuto, přejde do stavu Uzavřené Poznámka: Požadavky v procesech správy požadavků začínají podobným způsobem. Zde je však požadavek obvykle schválen pouze přímým nadřízeným žadatele.
Návrh analýzy a řešení	Analýza a vytvoření návrhu řešení. Toto není status schválení.
Schválení návrhu řešení	Stav schválení - Samostatný požadavek s příkazem Učinit schválení zašle návrh příslušným osobám odpovídajícím povaze změny ke schválení. Po schválení musí řešitel přepnout požadavek na následující stav. Po zamítnutí je vrácena do stavu Analýza a řešení.
Provedení	Uskutečnit změnu tak, jak bylo navrženo. Toto není status schválení.
Vyřešeno	Stav schválení - když požadavek vstoupí do tohoto stavu, automaticky spustí schválení podle Schvalování schématu (1 krok = Požadace). Pokud žádost implementaci schválí, požadavek se automaticky přesune na uzavřený stav. Jinak se vrátí do stavu Realizace. V stavu Vyřešeno je možnost automaticky přejít do stavu Uzavřeno zakázána. Poznámka Během schvalovacího procesu nezíská žadatel žádná další oprávnění k práci s požadavkem nad rámec schválení nebo zamítnutí.
Uzavřeno	Požadavek vyřešen a zavřen. Toto není status schválení.

Proces může obsahovat souvislou posloupnost stavů schválení, např. stav Schválení vedoucího oddělení následovaný stavem Schválení finančního ředitele. Schválení vedoucím oddělení může automaticky přecházet přepravní doklad na další stav, což může vést k automatickému schválení organizací CFO.

Pokud používáte vícestupňové schvalovací schéma, ve kterém se v každém kroku mění předmět schválení (například finanční ředitel v jednom kroku schvaluje cenu a v dalším kroku schvaluje obsah programu vedoucí vývoje), doporučujeme rozdělit takové schvalování do více procesních stavů, přičemž pro každý předmět schválení musí být jeden stav. Potom můžete v každém kroku ve zprávě schvalujícímu popsat předmět schválení přesněji.

Oznámení o schválení byla odeslána

• Oznámení Schvalovatelům nového požadavku na schválení - Je-li inicializován krok schválení, budou schvalovatelé o novém požadavku ke schválení informováni. Upozornění obsahuje zprávu pro schvalovatele generovanou šablonou, kterou můžete změnit v nastaveních stavu schválení.

• Oznámení schvalovatelům o dokončení schvalovacího kroku - Pokud je schvalovací krok dokončen se schválením nebo zamítnutím jedním ze současných schvalovatelů, oznámení je zasláno ostatním. Pokud je schválení zrušeno nebo vyprší, je zasláno oznámení všem současným schvalovatelům.

• Oznámení řešitelům - Oznámení je odesláno řešitelům, když je požadavek schválen a když schválení je zrušeno nebo vyprší. Oznámení o zamítnutí se zasílá řešitelům pouze v případě, že odmítnutí požadavek nevyřeší. Pokud požadavek nemá žádné řešitele, jsou tyto oznámení odesílána hlavním řešitelům služby nebo všem členům aktuální řešitelské skupiny.

Alternativní metody schvalování

Schválení může být také řešeno jednoduše tím, že řešitel zašle schvalovací požadavku schvalujícímu nebo více schvalovatelů pomocí příkazu Odeslat zprávu. Schvalující reagují na zprávu a odpověď je zaznamenána ve sdělení požadavku. Řeč pak zhodnotí odpovědi a na základě odpovědí přepne požadavek na stav odpovídající schválení nebo odmítnutí.

Další možností je přiřadit požadavek schvalujícímu pomocí příkazu Assign. Schvalovatel se pak stává řešitelem požadavku (schvalovatel musí být řešitelem služby) a pak přepne požadavek buď na schválený, nebo odmítne stav. Tuto metodu "schválení" lze použít, např. pro kontrolu konečné kvality změn, u nichž kvalitu kontroluje schvalovatel.